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Ha comprado o abierto una pequeña empresa y conoce su oficio. Pero cuando se trata de contabilidad, y en particular de presupuestos, su conjunto de habilidades es deficiente. La buena noticia es que es fácilmente posible establecer un presupuesto (o al menos hacer una buena estimación de lo que se necesitará en términos de dólares y centavos).

Es importante estimar y hacer coincidir los costos con los ingresos (reales o proyectados) porque ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a determinar si tienen suficiente dinero para financiar operaciones, expandir el negocio y generar ingresos para ellos mismos. Sin un presupuesto o un plan, existe el riesgo de que una empresa gaste más dinero del que recibe, o viceversa, sin gastar suficiente dinero para hacer crecer la empresa y competir.

Conclusiones clave

  • Un presupuesto comercial ayuda a los propietarios a determinar si tienen suficiente dinero para financiar, expandir las operaciones y generar ingresos.
  • Sin un presupuesto, existe el riesgo de que una empresa tenga que gastar dinero que no tiene, que no gaste lo suficiente para competir o que no consiga construir un fondo de emergencia sólido.
  • Para crear un presupuesto, verifique los estándares de la industria para determinar los costos promedio de hacer negocios y cree una hoja de cálculo que calcule cuánto dinero necesita asignar a sus gastos.
  • Considere algunos puntos débiles en su presupuesto para cubrir gastos inesperados y revise áreas en las que podría reducir costos si las cosas se ponen difíciles.
  • Revise su presupuesto cada pocos meses y busque nuevos proveedores para ahorrar dinero en productos o servicios para su negocio.

Iniciar un presupuesto comercial

Cada propietario de una pequeña empresa generalmente tiene un proceso, situación o ruta de presupuestación ligeramente diferente. Sin embargo, hay algunos parámetros que se encuentran en casi todos los presupuestos que puede utilizar.

Por ejemplo, muchos dueños de negocios tienen que pagar el alquiler o la hipoteca. También tienen facturas de servicios públicos, costos de nómina, costo de bienes vendidos (COGS) (materias primas), intereses y pagos de impuestos. El punto es que todos los propietarios de negocios deben considerar estos elementos y cualquier otro costo específico del negocio al establecer una tienda o ingresar a un negocio existente.

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6 pasos para un mejor presupuesto comercial

Con una empresa existente, puede hacer suposiciones sobre los ingresos futuros en función de las tendencias recientes en la empresa. Si es una empresa nueva, deberá hacer suposiciones según su área geográfica, horas de operación y buscando otras empresas locales. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden entender qué esperar al visitar otras empresas en venta y hacer preguntas sobre los ingresos semanales y los patrones de tráfico.

Después de investigar esta información, debe hacer coincidir los ingresos de la empresa con los gastos. El objetivo es averiguar cuál sería el costo semanal promedio de gastos generales, servicios públicos, mano de obra, materias primas, etc. Con base en esta información, es posible que pueda estimar o pronosticar si tendrá suficiente dinero extra para expandir el negocio o para ahorrar algo de dinero. Desde un punto de vista inverso, los propietarios pueden entender que la empresa tendrá que generar más ingresos cada semana para tener tres empleados en lugar de dos.

Estos seis sencillos consejos le ayudarán a elaborar un excelente presupuesto para pequeñas empresas:

1. Verifique los estándares de la industria

No todas las empresas están juntas, pero existen similitudes. Así que haga algunos deberes y busque en Internet información sobre la industria, hable con los dueños de negocios locales, pase por su biblioteca local y consulte el sitio web del IRS para tener una idea del porcentaje de ingresos que ingresan. Es probable que se asignen agrupaciones de costos.

Las pequeñas empresas pueden ser muy volátiles porque son más susceptibles a las recesiones de la industria que los competidores más grandes y diversificados. Así que solo necesitas buscar un medio aquí, no detalles específicos.

2.Haz una hoja de cálculo

Antes de comprar o abrir un negocio, haga una hoja de cálculo para estimar el monto total en dólares y el porcentaje de sus ingresos que deben asignarse a materias primas y otros gastos. Es una buena idea ponerse en contacto con cualquier proveedor con el que deba trabajar antes de continuar. Haga lo mismo con el alquiler, impuestos, seguro (s), etc. También es importante que comprenda los diferentes tipos de presupuestos que necesita configurar para su pequeña empresa y cómo implementarlos.

3. Considere algunos lodos

Recuerde, si bien puede esperar que la empresa genere una cierta tasa de crecimiento de los ingresos en el futuro o que ciertos costos sean fijos o controlables, estas son estimaciones y no estarán grabadas en piedra. Debido a esto, tiene sentido incluir algunos débiles y asegurarse de que se ahorre (o ingrese) dinero más que suficiente antes de expandir el negocio o contratar nuevos empleados.

4. Consulte los costos de carga

Si los tiempos son ajustados y es necesario encontrar dinero en algún lugar para pagar una factura crucial, publicitar una oportunidad o aprovecharla de alguna otra manera, considere la posibilidad de reducir los costos. Específicamente, busque artículos que puedan ser altamente controlados. Otro consejo es esperar para realizar compras hasta el inicio de un nuevo ciclo de facturación o aprovechar al máximo las condiciones de pago que ofrecen los proveedores y los acreedores. Algunas maniobras reflexivas aquí pueden proporcionar una respiración muy necesaria y un espacio amplio para el propietario del negocio.

5. Revise el negocio periódicamente

Si bien muchas empresas elaboran un presupuesto cada año, los propietarios de pequeñas empresas deberían hacerlo con más frecuencia. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas planifican con uno o dos meses de anticipación porque una empresa puede ser bastante volátil y los costos imprevistos pueden desechar las suposiciones de ingresos. Establecer un calendario de planificación presupuestaria es una herramienta eficaz para que los propietarios de negocios se aseguren de tener suficiente capital para satisfacer sus necesidades comerciales.

6. Busque servicios / proveedores

No tenga miedo de buscar nuevos proveedores o ahorrar dinero en otros servicios para su empresa. Esto puede y debe hacerse en varias etapas, incluso al comprar o iniciar un negocio, al establecer presupuestos anuales o mensuales y durante las revisiones comerciales periódicas.

La línea de fondo

La elaboración de presupuestos es un proceso sencillo pero necesario que utilizan los propietarios de empresas para predecir (y luego hacer coincidir) los ingresos actuales y futuros con los costos. El objetivo es asegurar que haya suficiente dinero disponible para sostener el negocio, hacer crecer el negocio, competir y asegurar un fondo de emergencia sólido.