¿Qué es un cheque de cupón?
Un cheque de comprobante es una combinación de un cheque y un comprobante, también conocido como «aviso de pago», que contiene información relevante sobre las partes de la transacción y crea un rastro de papel de auditoría del pago de ese cheque.
Conclusiones clave
- Un cheque de cupón es una forma de pago oficial que crea una pista de auditoría de los detalles de pago de ese cheque.
- Los cheques de comprobantes constan de tres partes: el cheque, un comprobante para el beneficiario y un comprobante para el emisor. Antes de la nómina computarizada, estos vendrían en forma de tres elementos perforados de una hoja de papel estandarizada.
- El departamento de nómina de una empresa suele utilizar los cheques de cupón y, en ese contexto, pueden denominarse cheques de nómina.
Comprensión de los cheques de cupones
El cheque crea un comprobante de seguimiento en papel para el pago por parte del emisor del cheque. El destinatario del cheque del comprobante borra una parte del comprobante y lo guarda para llevar un registro antes de que se cambie el cheque. Los demás comprobantes son retenidos por el emisor.
Los cheques de comprobantes utilizados en los sistemas contables computarizados constan de tres partes que encajan en hojas de papel de tamaño mediano para facilitar su uso en las impresoras. Los cheques suelen ser del tamaño de una empresa, más largos que un cheque estándar pero con el mismo ancho. El cheque es una parte y las otras dos son los comprobantes para el beneficiario y el emisor para sus respectivos registros. Las perfecciones separan las distintas secciones.
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar y rastrear el pago de un pasivo. Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo para una cuenta por pagar, facturación o nómina. (Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores). El comprobante es importante porque es un mecanismo de control contable interno que garantiza que todos los pagos estén debidamente autorizados y que los bienes o servicios adquiridos se reciban.
¿Quién usa los cheques de cupón?
El departamento de nómina de una empresa suele utilizar los cheques de cupón y se denominan cheques de nómina. El comprobante deberá contener un número de comprobante, nombre del beneficiario, fecha, monto (bruto y neto si se trata de deducciones), firmas y cualquier nota informativa que deba registrarse. Para la nómina, mientras que el depósito directo se está volviendo más normal para que los empleados paguen, es una práctica común tener una copia de seguridad del corredor de papel.
Los proveedores también utilizan cheques de cupones. En este caso, se emite un cheque de comprobante cuando una factura se empareja con una orden de compra y la documentación de que la orden se ha completado. Además, para el departamento de cuentas por pagar, es útil resolver las disputas de pago y preparar libros para el cierre interno de fin de mes si tiene un archivo de registros de comprobantes para pagos a proveedores.
