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Microsoft Excel es una poderosa herramienta que se puede utilizar para numerosos propósitos. Para una pequeña empresa con pocas transacciones, el propietario de una empresa de Excel puede usar Excel como una alternativa al software de contabilidad.

Excel tiene todas las herramientas para crear y mantener un libro mayor, pero requiere una sólida comprensión de la contabilidad básica y atención a los detalles. Para los dueños de negocios que no tienen los recursos para invertir en software de contabilidad, Excel puede ser un buen lugar para mantener registros contables hasta que se compre el software de contabilidad. La siguiente es una guía para ayudar a establecer la mejor manera de utilizar Excel para fines contables.

Usar Excel como libro mayor

Es importante tener en cuenta que cada empresa es diferente entre sí y, por lo tanto, tendrá diferentes requisitos de informes. El primer paso para establecer un proceso de contabilidad es determinar qué métricas contables deben calcularse según el tipo de negocio.

Un arreglo simple de mantenimiento de registros debe incluir columnas para la fecha de la transacción, la descripción de la transacción y el número de referencia, como los números de factura o cheque. Las siguientes columnas enumerarán cada una de las cuentas que se utilizarán durante el año. La selección de cuentas debe considerarse cuidadosamente, ya que será difícil volver atrás y hacer cambios más adelante. De izquierda a derecha, las primeras cuentas enumeradas deben ser cuentas de estado de resultados, comenzando con los ingresos y terminando con los gastos. Luego estarán las cuentas de activos, luego las cuentas de pasivo y finalmente las cuentas de capital.

El libro mayor utiliza la contabilidad de doble entrada para realizar un seguimiento de todas las transacciones de la empresa, y es importante que comprenda bien este concepto antes de comenzar a usar Excel como un libro mayor. La contabilidad de doble entrada depende del débito y los créditos para ingresar una transacción, de modo que los libros se equilibren al final.

Contabilidad de doble entrada en Excel

Si se trata de una empresa nueva, la primera transacción probablemente será el capital invertido en la empresa. Por ejemplo, supongamos que un empresario llamado Jane decide abrir un taller de máquinas. Tiene $ 750,000 en ahorros para comenzar el negocio y abre una cuenta de pago comercial en su banco local con los fondos que ahorró.

Utilizando conceptos de contabilidad de doble entrada, Jane sabe que esta transacción aumentará la cuenta de efectivo de la empresa (la entrada de débito) y se compensará con un aumento en la cuenta de capital del propietario (la entrada de crédito). En este sistema de Excel, todas las entradas de débito deben registrarse como valores positivos y todas las entradas de crédito deben registrarse con valores negativos.

En este ejemplo, Jane debe ingresar la fecha de la transacción y una descripción como «Inversión de capital» en la primera línea de la hoja de cálculo. Luego ingresará una entrada positiva de $ 750,000 en la columna de la cuenta «Efectivo» de la hoja de cálculo, y una entrada negativa de $ 750,000 en la columna de la cuenta «Valor del propietario» de la hoja de cálculo. Para verificar los números, Jane debe usar una fórmula de suma de Excel para asegurarse de que todas las entradas en cada fila sumen cero dólares.

A partir de ahí, Jane continuará ingresando una línea para cada transacción. Si compra equipo con el efectivo de la compañía, Jane ingresará una transacción de débito, o una entrada positiva, en la columna de la cuenta «Equipo», y una entrada de crédito o negativa, en la columna de la cuenta «Efectivo». Si vende servicios de mecanizado a un cliente, registraría el crédito en la cuenta «Ingresos» y debitaría su cuenta «Equidad».

Finalmente, el total de cada columna de cuentas debe resumirse en la parte inferior de la hoja de cálculo. La suma de todas las cuentas de ingresos se puede sumar para calcular el ingreso neto actual. Se pueden configurar otras columnas a calcular según sea necesario, como activos totales, pasivos totales y patrimonio total.

La línea de fondo

Dirigir una empresa requiere una gran cantidad de contabilidad, que se sirve mejor con el uso de software de contabilidad especializado. Si esta no es una opción para el propietario de un negocio, usar Microsoft Excel es otra buena opción. La persona que realiza un seguimiento de los registros contables de la empresa debe comprender los términos y técnicas contables y comprender las diversas herramientas dentro de Excel para producir asientos contables precisos. Tan pronto como la empresa crezca, se recomienda utilizar un software de contabilidad adecuado.