¿Qué es una compra para pagar?
La compra para pagar es un sistema integrado que automatiza completamente el proceso de compra de bienes y servicios para su empresa. El sistema se ha ganado su nombre porque maneja todos los aspectos de la adquisición, desde la compra de bienes hasta el pago del vendedor. Los principales beneficios de comprar para pagar son la eficiencia, el ahorro de costos y una mayor visibilidad financiera y de adquisiciones.
Comprensión de compra a pago
El sistema de compra para pagar comienza con un pedido, continúa con un suministro y termina con un pago. Una requisición es el proceso de solicitar formalmente un servicio, artículo o producto con un formulario de solicitud de compra. El suministro ocurre cuando se reciben los bienes o servicios. El sistema finaliza cuando se realiza el pago.
Conclusiones clave
- La compra a pago desde la compra de bienes hasta el pago de un vendedor es un sistema de compra completo para las empresas.
- Se llama P2P, buy-to-pay, e-Procurement o buy-to-pay recheck.
- El proceso de compra para el pago está automatizado, ahorra costos y reduce el riesgo.
- La opción Comprar para pagar no está diseñada para acelerar el pago del vendedor porque no beneficia a las empresas que desean conservar su dinero durante el mayor tiempo posible.
- Los sistemas de compra pagada están diseñados para mejorar la eficiencia y los controles financieros.
La compra a pago busca optimizar el proceso de compra, beneficiando así a la organización a través de mejores controles financieros y eficiencias. Este sistema integrado optimizado ahorra costos y reduce riesgos. Un sistema de compra estándar para el pago incluye cinco pasos y un requisito de finalización:
- Catálogos: Los catálogos de proveedores seleccionados son el primer requisito en un sistema de compra paga.
- Requisitos de compra: Una vez que se ha seleccionado un producto de un catálogo, el comprador envía una solicitud de compra al administrador correspondiente.
- Flujo de trabajo de la orden de compra: Se genera una orden de compra tan pronto como el gerente aprueba la solicitud de compra.
- Facturación: Esta es una parte vital de un sistema de compra a pago, ya que el procesamiento manual de facturas es un proceso que requiere mucho tiempo y trabajo. El procesamiento automatizado de facturas ahorra tiempo y dinero y tiene una función de conciliación que combina las órdenes de compra con las facturas.
- Pago: Una vez aprobada una factura de pago, se genera un archivo en el sistema de cuentas por pagar de la empresa. La factura aprobada da como resultado el pago al proveedor al final del período para el cual el proveedor ha otorgado crédito.
Los sistemas de compra para pagar no están destinados a acelerar el proceso de pago. Si bien este es un objetivo encomiable, el hecho es que no sería una prioridad para la mayoría de las empresas porque pagar las facturas más rápido afectaría la sincronización de sus propios flujos de efectivo. Más bien, el objetivo de un sistema de compras pagadas es mejorar la eficiencia y los controles financieros, ya que los departamentos financieros tienen datos de compra oportunos.
Hecho rápido
Los sistemas de compras pagados son procesos automatizados que reducen los costos laborales y aumentan la precisión.
Las mejores prácticas para los sistemas de compras pagadas incluyen tecnología robusta que utiliza un único punto de contacto, como portal de proveedores, complejidad reducida en catálogos y canales de compra, y soporte de la alta dirección. Puede proporcionar detalles clave sobre lo que se está gastando, los productos o servicios que se reciben y los tiempos de entrega.
