Contabilidad de caja

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es un método de contabilidad en el que los recibos de pago se registran durante el período en el que se reciben y los gastos se registran en el período en el que realmente se pagan. Es decir, los ingresos y gastos se registran cuando se recibe y paga el efectivo, respectivamente.

La contabilidad de caja también se denomina contabilidad de caja; y puede contrastarse con la contabilidad de acumulación (o devengo), que reconoce los ingresos en el momento en que se obtienen los ingresos y registra los gastos cuando se incurre en pasivos, independientemente de cuándo se reciba o se pague el efectivo.

Conclusiones clave

  • La contabilidad del dinero es simple y fácil. Las transacciones solo se registran cuando el dinero ingresa o sale de una cuenta.
  • La contabilidad de caja tampoco funciona para empresas más grandes o empresas con un gran inventario porque puede oscurecer la situación financiera real.
  • La alternativa a la contabilidad de caja es la contabilidad de devengo, en la que las transacciones se registran a medida que se obtienen ingresos y se incurre en gastos, independientemente del tipo de cambio de moneda.

Entender la contabilidad de caja

La contabilidad de caja es uno de los dos tipos de contabilidad. La otra es la contabilidad de devengo, donde los ingresos y gastos se registran cuando se incurren. Las pequeñas empresas a menudo utilizan la contabilidad de caja porque es más simple y ofrece una imagen clara de cuánto dinero está manejando realmente la empresa. Sin embargo, las corporaciones están obligadas a utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

Cuando las transacciones se registran en efectivo, afectan los libros de una empresa con un retraso desde el momento en que se agota una transacción. Como resultado, la contabilidad de caja es a menudo menos precisa que la contabilidad de acumulación (o devengo) a corto plazo.

La mayoría de las pequeñas empresas pueden elegir entre el método de contabilidad en efectivo y el método de acumulación, pero el IRS requiere que las empresas con más de $ 25 millones en ingresos brutos anuales utilicen el método de acumulación.Además, la Ley de Reforma Fiscal de 1986 prohíbe el uso del método de contabilidad de efectivo para las corporaciones C, refugios fiscales, ciertos tipos de fideicomisos y sociedades con socios de la Corporación C.Tenga en cuenta que las empresas deben utilizar el mismo método de contabilidad para la declaración de impuestos que utilizan para su propia contabilidad interna.

Ejemplo de contabilidad de caja

Según el método de contabilidad de caja, digamos que la Compañía A recibe $ 10,000 de la venta de 10 computadoras vendidas a la Compañía B el 2 de noviembre, y registra que la venta tuvo lugar el 2 de noviembre. El hecho es que la empresa B devolvió el pedido de los ordenadores considerados irrelevantes el 5 de octubre, ya que no los pagó hasta que fueron entregados físicamente el 2 de noviembre.

Por el contrario, según la contabilidad de acumulación (o devengo), la Compañía A habría registrado la venta de $ 10,000 el 5 de octubre, aunque aún no ha cambiado el efectivo.

De manera similar, las empresas de contabilidad de caja registran los gastos cuando realmente los pagan, no cuando los incurren. Si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero, pero no paga la factura por el servicio completado hasta el 15 de febrero, el costo no se reconocería hasta el 15 de febrero en la contabilidad de caja. Sin embargo, según la contabilidad de valores devengados, el costo se registraría en los libros el 15 de enero cuando se inició.

Límites de la contabilidad de caja

Una de las principales desventajas de la contabilidad de caja es que puede no proporcionar una imagen precisa de los pasivos incurridos (es decir, devengados) pero aún no pagados, por lo que se considera que la empresa está mejor de lo que realmente está. Por otro lado, la contabilidad de caja también significa que puede que no parezca una empresa que ha terminado un gran trabajo y está esperando un salario menor de lo que realmente es porque ha gastado los materiales y la mano de obra para el trabajo, pero el pago aún no se ha realizado. recogido. Por lo tanto, la contabilidad de caja puede exagerar o exagerar el estado del negocio si los cobros o pagos resultan ser muy altos o bajos en un período contra otro.

Existen algunas consecuencias fiscales potencialmente negativas para las empresas que adoptan el método de contabilidad de caja. En general, las empresas solo pueden deducir los costos reconocidos dentro del año fiscal en curso.Si una empresa incurre en costos en diciembre de 2019, pero no realiza pagos contra los costos hasta enero de 2020, no podrá reclamar una deducción para el año fiscal que finaliza en 2019, lo que podría tener un impacto significativo en la línea base del negocio. Del mismo modo, una empresa que reciba pago de un cliente en 2020 por servicios prestados en 2019 solo podrá incluir los ingresos en sus estados financieros para 2020.