fbpx
Income Tax/ Impuestos

Costos incidentales – IE

¿Qué son los gastos imprevistos (IE)?

Los costos incidentales, también conocidos como contingencias, son propinas y tarifas incidentales u otros costos incurridos además del servicio, artículo o evento principal pagado en el curso de las actividades comerciales.

Por lo general, hay costos incidentales asociados con el transporte, las comidas y el alojamiento cuando un empleado viaja por negocios. Un empleado que toma un taxi desde el aeropuerto hasta un hotel cobrará por el taxi y los hoteles y, si normalmente es local, incurrirá en costos adicionales por propinas para el taxista y el personal del hotel.Es probable que los costos incidentales de bienes o servicios, como cortes de pelo o artículos de tocador, se clasifiquen como costos personales, ya que serían necesarios y se pagarían en casa de todos modos.

Procedimientos de incidentes de la empresa

Los costos contingentes y las políticas y procedimientos que los rigen a menudo se establecen en un manual de empleados de la empresa. En ese caso, los costos contingentes se definirán, categorizarán como comerciales o personales, y estarán limitados en cantidad, calidad o monto de dólares. Alternativamente, se puede establecer una tarifa diaria y el empleado debe pagar los costos generales. Los procedimientos de la empresa para el reembolso pueden requerir que los empleados paguen los gastos imprevistos de su bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.

Estos procedimientos deberían facilitar el seguimiento de los costos contingentes a efectos contables y fiscales. Los empleados deben mantener registros detallados de todas las compras. Los empleados deben resumir estos registros en un informe de gastos respaldado por recibos reales que muestren evidencia de pago y enviarlos a la empresa.Los gastos imprevistos pagados con los fondos personales de los empleados deben reembolsarse mediante cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.

Comidas y gastos imprevistos

Los gastos imprevistos son deducibles y están sujetos al límite del 50% cuando se pagan sin reembolso en relación con viajes de negocios, propiedades de inversión o ingresos, o con fines educativos, médicos o caritativos que califiquen.

Se pueden utilizar cinco métodos para calcular los costos de las comidas y los gastos incidentales (M&IE):

  1. El método de costo real
  2. Método estándar de asignación de comidas
  3. La asignación de viáticos para viajes según el método de planes contables
  4. Modo alto-bajo
  5. Solo método de costos incidentales.

La disponibilidad de un método depende completamente de los hechos y circunstancias particulares. El primer método, el costo real, proporciona un reembolso directo de los gastos de viaje de su bolsillo que estén justificados. Los otros cuatro métodos proporcionan tarifas inclusivas por día para cubrir costos específicos.

La tarifa estándar de la asignación para comidas cubre el costo de cada comida, el servicio a la habitación, la lavandería, la limpieza en seco y la presión de la ropa, y las tarifas y propinas para los proveedores de servicios, como los meseros de comida y los encargados de equipaje.La asignación de viáticos a la tarifa federal de viáticos y la tarifa alta-baja a una tarifa basada en el IRS cubren todas las comidas, alojamiento y gastos imprevistos. La tasa de gastos contingentes solo cubre $ 5 por día y los gastos imprevistos solo se pueden usar cuando no se hayan pagado o incurrido en gastos de comida y no se haya utilizado la asignación estándar para comidas.

A los efectos de la deducción de comidas y gastos incidentales (M&IE), los costos incidentales son tarifas y cargos que se cobran a los porteadores, transportistas de equipaje, personal del hotel y miembros de la tripulación de los barcos. Los costos adicionales no incluyen los costos de lavado, limpieza y planchado de ropa, impuestos de hospedaje, telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocios y lugares donde se toman las comidas, o el costo de envío de la presentación de vales de viaje y facturas de tarjetas de crédito aseguradas. por un empleador para pagar.

Tratamiento fiscal de incidentes

Las empresas reciben un trato diferente en los costos incidentales que las empresas pagan o reembolsan por tipo y contribuyente. Como cuestión general, los costos incidentales pueden ser deducibles si son auxiliares de los costos comerciales que son normales y necesarios para sus respectivas actividades comerciales, si son habituales y esperados localmente, y son de tamaño razonable.

Obsequios empresariales

Los costos incidentales asociados con los costos de los obsequios suelen ser comunes cuando una empresa ofrece obsequios a sus clientes.Una empresa que ofrezca tales obsequios cobrará costos adicionales en papel de envolver, cintas, vacas y entrega, así como el costo de obsequios básicos.

Deducibilidad de obsequios comerciales

Los costos incidentales de los obsequios comerciales, como la devolución del obsequio, el grabado, el embalaje, el franqueo, el seguro u otros costos relacionados que no agreguen un valor significativo al obsequio, no se incluyen en el cálculo del límite de deducción para obsequios comerciales. Esto es bueno ya que las deducciones de obsequios comerciales están limitadas a $ 25 por destinatario durante cada año fiscal. No se puede deducir ningún costo de más de $ 25 en cualquier regalo dado a un destinatario.

Accidentes o robos

Los costos incidentales suelen ser auxiliares al costo de la propiedad dañada o robada cuando una empresa tiene un accidente o un robo comercial. Si una fábrica se quema, la empresa ocupada por el propietario tendrá que pagar para reparar o reemplazar la fábrica y también puede incurrir en costos incidentales como tratamiento médico por lesiones personales, costos de movimiento y almacenamiento o alquiler por espacio.

Deducción por accidente o robo

Los gastos incidentales por accidentes o robos, como el tratamiento médico por lesiones personales, vivienda temporal, combustible, mudanzas o alquileres de viviendas temporales, no son deducibles como pérdidas por hechos fortuitos.

Viajes de la Guardia Nacional y la Reserva

Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva pueden reclamar una deducción por encima de la línea del ingreso bruto hasta la tarifa federal por día para comidas, alojamiento y gastos de viaje incidentales de más de 100 millas para pasar la noche y asistir a las reuniones de la Garda o la Reserva.

Formularios de declaración de impuestos por incidentes

Los empleados deducen los gastos de viaje asociados con los trabajos del Anexo A del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ como costos de envío y deducciones de artículos varios sujetos al límite de AGI del 2%. Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva informan los costos de viaje de 100 millas en la línea 24 del formulario 1040 como una deducción por encima de la línea del ingreso bruto.

Las personas que trabajan por cuenta propia deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo como gastos comerciales en el Anexo C del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ. Las empresas deducen, según la clasificación de una entidad, los gastos de viaje como gastos comerciales en el Formulario 1120 o 1120S o el Formulario 1065.