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El tiempo que debe conservar sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito depende de cómo los obtenga.

  • Si no tiene una cuenta bancaria en línea y aún recibe extractos bancarios por correo, conserve el papel durante 12 meses.
  • Si tiene una cuenta bancaria en línea y no recibe estados de cuenta en papel, podrá revisar o imprimir sus registros cuando sea necesario. Los bancos mantienen accesibles sus registros durante más de un año.

De cualquier manera, debe revisar sus declaraciones al menos una vez al mes para asegurarse de que no haya sorpresas desagradables.

Cuando necesitas los registros

Aproximadamente dos tercios de los estadounidenses ahora utilizan la banca digital, a través de una aplicación de teléfono o una PC. Sin embargo, más de la mitad siguen recibiendo sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito por correo. No es sorprendente que los consumidores mayores prefieran los documentos en papel.

Puede resultar algo gratificante ver el papel que ha firmado, aunque no existe tal documento para compras electrónicas.

Sin embargo, ya sea que tenga un sistema de archivo en papel o acceda a sus registros en línea, puede llegar un momento en que necesite su declaración anterior por una variedad de razones.

Conclusiones clave

  • La mayoría de los extractos bancarios deben mantenerse accesibles en forma impresa o electrónica durante un año, después de lo cual se pueden triturar.
  • Todo lo relacionado con impuestos como prueba de donaciones benéficas debe conservarse durante al menos tres años.
  • En cualquier caso, revise su estado de cuenta más reciente al menos una vez al mes para verificar si hay errores o fraudes.

¿Cuánto tiempo debe conservar sus estados de cuenta?

Si no ha seleccionado extractos bancarios mensuales por correo, consérvelos durante al menos un año. Si su cuenta solo está en línea, revise los depósitos y retiros mensualmente para asegurarse de que sean correctos.

Alternativamente, si es bueno ingresando datos, puede registrar sus ingresos y gastos en un registro contable o en una hoja de cálculo.

Después de un año, es seguro encoger y raspar el papel con una excepción importante: todo lo documentado debe mantener una deducción de impuestos durante al menos tres años. El IRS dice que rara vez se remonta más allá en las auditorías, aunque conserva la opción de hacerlo.

Si su cuenta está en línea, los registros se archivarán en línea o estarán disponibles por pedido especial del banco o institución financiera. American Express, por ejemplo, mantiene transacciones de cuentas en línea y de búsqueda durante tres años. Los usuarios de Chase Bank pueden acceder a siete años de actividad de la cuenta.

Por qué debería conservar las declaraciones

Se requiere un registro de sus compras recientes, pagos de facturas y depósitos de nómina por varias razones, particularmente como prueba de pago en caso de una disputa.

Debe revisar periódicamente la actividad de su cuenta bancaria en busca de evidencia de robo de identidad y fraude con tarjeta de débito. Las declaraciones proporcionan verificación de actividad ilícita y se utilizan para recuperar los daños.

A efectos fiscales

Es posible que necesite sus estados de cuenta bancarios cuando haga sus impuestos sobre la renta para verificar sus ingresos y gastos, como contribuciones caritativas y gastos comerciales.

Puede valer la pena conservar los extractos de las cuentas bancarias que confirmen grandes compras o pagos. Por ejemplo, es posible que necesite un comprobante de compra para presentar una reclamación de seguro o utilizar una garantía.

Puede reducir los ingresos de una máquina calculadora automática (ATM) tan pronto como los concilie con los registros de su cuenta. Los comprobantes de depósito y retiro se pueden eliminar tan pronto como se verifiquen las transacciones con el estado de cuenta mensual.

Copia impresa en línea vs.

Muchos bancos mantienen estados de cuenta mensuales de los clientes en línea durante al menos cinco años y son fácilmente accesibles a través de sus aplicaciones y sitios de banca en línea. Estas declaraciones suelen estar en formatos imprimibles. Los resúmenes de la información de las transacciones suelen estar disponibles para descargar.

Es posible que pueda obtener estados de cuenta impresos de su banco que se remontan a varios años atrás. Algunos bancos cobran tarifas de búsqueda e impresión por este servicio, ya que no se puede realizar a nivel de sucursal. Los extractos antiguos se manejan en una oficina administrativa.

Por razones de seguridad, es mejor guardar los extractos bancarios en un lugar seguro contra incendios. Los estados de cuenta electrónicos deben guardarse en un archivo protegido con contraseña.

Utilice protección con contraseña para archivos electrónicos. Las declaraciones impresas deben guardarse en un lugar seguro, impermeable y de fácil acceso.

Eliminar documentos

Puede ser más fácil mantener sus registros para siempre que reservar tiempo para organizarlos. Sin embargo, no es una gran idea, principalmente debido a la posibilidad de que los ladrones de identidad los obtengan.

Los documentos que deben eliminarse incluyen:

  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito: Consérvelos durante 60 días sin incluir los gastos relacionados con impuestos. En estos casos, consérvelos durante al menos tres años.
  • Talones de pago: Combínelas con su W-2 una vez al año y luego encojalas.
  • Recibos de servicios públicos: Consérvelos por un máximo de un año.
  • Declaraciones y recibos de impuestos: Al igual que los estados de cuenta de tarjetas de crédito relacionados con los impuestos, manténgalos archivados durante al menos tres años.
  • Pólizas de seguro de hogar y automóvil: Divida las antiguas cuando obtenga nuevas pólizas.
  • Declaraciones de hipotecas y mejoras del hogar: Compártelos cuando venda la casa.

Cómo triturar sus documentos

Cuando esté listo para deshacerse de sus extractos bancarios, asegúrese de haberlos reducido. Los ladrones de identidad no impedirán que recopile su información personal partiéndola por la mitad. Las cortadoras ahora son pequeñas, portátiles y económicas.

Si el tamaño de su papel es enorme, se pueden adquirir servicios de trituración. Algunos bancos copiarán sus extractos de forma gratuita a pedido.