En este momento estás viendo ¿Cuánto tiempo debo conservar mis registros de impuestos?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene algunas reglas estrictas y rápidas sobre cuánto tiempo los contribuyentes deben mantener sus registros de impuestos.

Como lo llama el IRS, la duración de su registro de impuestos depende de la «acción, costo o evento» que afecta esos registros.Estas acciones, y esos plazos, son importantes porque afectan el estatuto de limitaciones sobre cualquier enmienda a su declaración de impuestos, o la capacidad del gobierno federal para exigirle pagos de impuestos adicionales.

El período de limitación es el momento en que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el momento en que el IRS puede evaluar impuestos adicionales.

La siguiente información proviene directamente de IRS.gov, que especifica cuánto tiempo se mantienen las declaraciones de impuestos sobre la renta. Los años especificados comienzan después de que se presenta la declaración. Cualquier declaración presentada antes de la fecha de vencimiento se considerará presentada en la fecha de vencimiento.

  1. Mantenga registros durante tres años a menos que los casos (4), (5) y (6) a continuación se apliquen a usted.
  2. Conserve registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, si presenta una reclamación de crédito o reembolso después de haber presentado su declaración.
  3. Mantenga registros durante siete años si presenta una reclamación por pérdida de valores sin valor o deducción de deudas incobrables.
  4. Mantenga registros durante seis años si no declara los ingresos que debe declarar y si son más del 25% de los ingresos brutos que figuran en su declaración.
  5. Mantenga registros indefinidamente a menos que presente una declaración.
  6. Mantenga registros indefinidamente si presenta una declaración fraudulenta.
  7. Conserve registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde.

Preguntas importantes

Se deben hacer las siguientes preguntas en cada registro al decidir si un documento debe ser retenido o descartado:

¿Están los registros adjuntos a la propiedad?

El IRS declara que mantienen registros relacionados con la propiedad hasta que expira el período de prescripción para el año en que usted se deshaga de la propiedad en una disposición sujeta a impuestos. El propósito de almacenar estos registros es determinar cualquier depreciación, amortización o deducción por agotamiento, y determinar la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.

Generalmente, si adquirió una propiedad en un intercambio inutilizable, su base en esa propiedad es la misma que la base de la propiedad que entregó, multiplicada por el dinero que pagó. Debe conservar los registros de la propiedad antigua, así como de la nueva propiedad, hasta que expire el período límite para el año en el que disponga de la nueva propiedad en una disposición sujeta a impuestos.

¿Qué debo hacer con mis registros para fines no tributarios?

El IRS establece que cuando los registros de impuestos ya no son necesarios para fines fiscales específicos, no se eliminan hasta que haya certeza de que no serán necesarios por otras razones. Muchas veces otras empresas exigen documentos fiscales para sus propios fines. Las compañías de seguros o los acreedores a menudo le piden que conserve los archivos por más tiempo de lo que requiere el IRS. En caso de duda, vaya a lo seguro y guarde los registros.

Advisor Insight

Si el IRS encuentra un error sustancial en su declaración actual, pueden retroceder seis años en su historial fiscal para investigar. Sin embargo, es posible que desee conservar sus devoluciones por más tiempo. Sus registros fiscales resumen su vida financiera. Contienen datos de base de costos importantes que pueden ser difíciles de obtener dentro de varios años. Esto es un problema menor en la actualidad porque los titulares de cuentas ahora deben informar y transferir detalles de costos para activos. Pero, ¿por qué confiar en el custodio cuando tiene la información? Su declaración también validará sus ingresos y si realizó contribuciones al plan de jubilación. Las mejores prácticas recomiendan que conserve sus declaraciones de impuestos y los documentos de respaldo durante el mayor tiempo posible. En esta era de archivo electrónico y mantenimiento de registros, es fácil de hacer.

Neal Frankle, CFP®
Grupo de recursos patrimoniales Westlake Village, CA.