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Muchas empresas ofrecen algún tipo de plan de jubilación calificado y, al hacerlo, se rigen por las pautas de gobierno de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, más conocida como ERISA. ERISA establece pautas y estándares mínimos diseñados para proteger a los empleados de empresas del sector privado que participan en planes de jubilación y beneficios sociales. Las empresas que administran un plan de jubilación calificado que no cumple plenamente con ERISA pueden estar sujetas a costosas sanciones.

Si su plan de jubilación proporciona a los empleados ingresos futuros de jubilación o permite a los empleados diferir las ganancias para la jubilación, entonces es un plan ERISA. Como empleador que brinda estos beneficios del plan ERISA, ERISA también lo considera un fideicomisario designado que asume la responsabilidad de la administración de estos planes y, de manera similar, la responsabilidad si sus planes no cumplen con las pautas y estándares establecidos por ERISA.

Conclusiones clave

  • ERISA implementa reglas que evitan que los fideicomisarios del plan de jubilación abusen de los activos del plan. Establece estándares mínimos para la participación, la concesión, la acumulación de beneficios y la financiación del plan de jubilación.
  • Las empresas que ofrecen planes de jubilación calificados a los empleados deben cumplir con ERISA para mantener un estado fiscal favorable y, a menudo, buscarán un administrador externo para garantizar el cumplimiento de todas las pautas.
  • El cumplimiento de ERISA incluye procedimientos de puesta en marcha, así como el mantenimiento de requisitos continuos.

Cumple con ERISA

No es necesario sobrecargar el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento de ERISA. Si bien existen muchos requisitos, un buen administrador externo (TPA) puede asumir gran parte de la carga. Muchos de los requisitos se basan en un calendario, que requiere la presentación de formularios de acuerdo con fechas límite específicas.

Estos plazos son solo una lista de verificación que puede ser administrada por un TPA o un miembro del personal de recursos humanos. Se deben cumplir otros requisitos ad hoc según lo requieran las circunstancias.

Lista de verificación del calendario ERISA

La administración de planes 401 (k) implica realizar ciertas tareas de cumplimiento de ERISA en un cronograma anual. Estas son las tareas más comunes que deberían formar parte de las listas de verificación de la mayoría de las empresas.

  1. Primer trimestre del año del plan: Proporcione estados de cuenta de beneficios del cuarto trimestre para que los participantes planifiquen a más tardar 45 días después del final del trimestre.Haga las contribuciones del empleador del año anterior para la deducción de impuestos para contar el año anterior.
  2. Segundo cuarto: Proporcione declaraciones de beneficios del primer trimestre a los participantes del plan. Distribuir el aplazamiento excesivo realizado por encima del límite de la Sección 402 (g) del IRC.Distribuya las distribuciones mínimas requeridas (RMD) en el primer año a los participantes del plan que tenían 72 años el año anterior.
  3. Tercer cuarto: Proporcione declaraciones de beneficios del segundo trimestre. Presente el Formulario 5500 del año anterior o el Formulario 5558 para una extensión de 2.5 meses.Si el documento del plan ha cambiado el año anterior, distribuya una nueva Descripción breve del plan a los participantes del plan. Proporcione un informe anual resumido del año anterior a los participantes del plan.
  4. Cuarto trimestre: Proporcione declaraciones de beneficios del tercer trimestre. Envíe las notificaciones correspondientes a los participantes, incluidas las cuotas o cambios a un plan de puerto seguro 401 (k), Alternativa de inversión predeterminada calificada (QDIA) o inscripción automática.Corrija las fallas de las pruebas de ADP / ACP y pague un impuesto especial del 10%.

Requisitos continuos de ERISA

Hay una serie de requisitos ERISA establecidos como parte de la administración del plan o provocados por incidentes. Estas son algunas de las notificaciones y pautas más comunes que deben seguir las empresas que cumplen con ERISA:

  • Adherencia al documento del plan: Asegúrese de que la gestión del plan siga cumpliendo los términos del documento del plan. El IRS considera que cualquier incumplimiento estricto de los términos de operación del documento del plan es un defecto operativo que, si no se remedia, puede resultar en la descalificación del plan.
  • Divulgación de las tarifas anuales de los participantes: Todos los empleados elegibles para el plan, los empleados en liquidación y los beneficiarios con un saldo de cuenta deben recibir una divulgación de la tarifa de participante cada 12 meses.
  • Aviso de cambio de plan: Los participantes deben ser notificados de cualquier cambio en el plan de 30 a 90 días antes de la fecha de vigencia del cambio.
  • Oportunidad de registrarse: Todos los empleados que hayan cumplido con los requisitos de edad y servicio del plan deben tener la oportunidad de registrarse. Deben recibir todos los formularios e instrucciones necesarios junto con una Breve Descripción del Plan y cualquier aviso aplicable a los participantes.
  • Cumplimiento de préstamos: Asegurarse de que los préstamos pendientes se reembolsen de acuerdo con los términos de la política del plan y el pagaré de los prestatarios.
  • Depósitos oportunos: Asegúrese de que los aplazamientos de los empleados y los pagos de préstamos se realicen a tiempo, generalmente al mismo tiempo que los depósitos de impuestos sobre la nómina.
  • Hacer vivienda trimestral: Financiamiento de saldos de cuentas pequeñas para empleados despedidos. Procese los incumplimientos de préstamos y utilice los decomisos no asignados.

Si bien TPA puede gestionar la mayoría de estos requisitos, el patrocinador del plan del empleador tiene el deber fiduciario de garantizar que se cumplan y se cumplan correctamente.