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¿Qué es un diario de desembolsos de efectivo?

Un diario de desembolsos de efectivo es un registro mantenido por los contadores internos de una empresa que detalla todos los gastos financieros incurridos por una empresa antes de que esos pagos se incluyan en el libro mayor. Mensualmente, estos diarios se concilian con las cuentas del libro mayor, que luego se utilizan para crear estados financieros para períodos contables regulares.

Conclusiones clave

  • Un diario de desembolsos de efectivo es un registro de las cuentas internas de una empresa que enumera todos los gastos financieros incurridos en efectivo o equivalentes de efectivo.
  • Se realiza un diario de desembolsos de efectivo antes de que los pagos se envíen por correo al libro mayor y se utiliza para crear un libro mayor.
  • La información contenida en un diario de desembolsos de efectivo es el monto del desembolso, el número de cheque, el tipo de transacción, el beneficiario y cualquier otra información relevante.
  • Los diarios de desembolso de efectivo pueden ayudar a los propietarios de negocios con la administración del dinero al proporcionar imágenes claras de los costos de inventario, salarios, costos de alquiler y otros gastos externos.

Comprensión del diario de desembolsos de efectivo

Estos diarios, que generalmente se mantienen con software de contabilidad, contienen información esencial como el monto del desembolso, el número de cheque, el tipo de transacción, el beneficiario, el pagador y la nota. Pero algunas empresas registran otros datos importantes, como descuentos en productos a granel comprados. Los diferentes tipos de gastos se pueden enumerar en diferentes columnas o pueden tener códigos separados.

Los gerentes de revistas deben estar orientados a los detalles y deben registrar todas las transacciones rápidamente para ayudar a evitar que el efectivo sea engañoso o malversado. Además, los diarios de desembolso de efectivo pueden ayudar a los propietarios de negocios con la administración del dinero al proporcionar imágenes claras de los costos de inventario, salarios, costos de alquiler y otros gastos externos. Estos datos pueden ser fundamentales para tomar decisiones comerciales acertadas en el futuro.

Un diario de desembolso de efectivo le mostrará al propietario del negocio si hay más dinero que sale de la empresa del que ingresa y viceversa, lo que le permite realizar cambios en el negocio para garantizar un flujo de caja constante.

Un desembolso de efectivo registrará cualquier transferencia de dinero, no solo el efectivo físico. Esto incluye cheques y transferencias electrónicas de fondos o cualquier otro equivalente en efectivo.

Estructura del diario de desembolsos de efectivo

El diario de desembolsos de efectivo contiene varias columnas para registrar las salidas de efectivo de la empresa. Las columnas incluyen la fecha de cada pago en efectivo, detalles de la otra cuenta contable afectada, el número de cheque emitido por la empresa, el monto total de efectivo pagado, la cuenta de control de crédito, que muestra el monto deducido de la cuenta de efectivo. Acreedor, impuestos pagados y columnas especiales que identifican el tipo de transacción, como publicidad, salarios, etc.

Luego, cada una de estas columnas se combina al final del período de periodismo para obtener una suma completa. Luego, esta información se transfiere al libro mayor.

Ejemplo de una revista de desembolso de efectivo

En un mes, la Compañía ABC compra una máquina al fabricante BZY por $ 5,000 y alquila un camión a Rental Trucks por $ 500. La compañía tendría que acreditar tanto sus saldos de efectivo como sus correspondientes cuentas de débito. El diario de dinero se vería así.

Fecha Tipo Compra Tenedor Crédito en efectivo Otro daño
5/6/21 Compra de la máquina Fabricante BZY $ 5,000 $ 5,000
12/6/21 Alquiler de camiones Alquiler de camiones $ 500 $ 500
Total $ 5.500 $ 5.500
Diario de desembolso de efectivo

Este es un ejemplo muy simple, pero mostraría cómo se registran las transacciones. La cantidad de dinero debe registrarse en la cuenta de crédito en efectivo y la misma cantidad debe debitarse de la cuenta correspondiente. Dependiendo del tipo, esa cuenta podría ser una cuenta de inventario o cualquier otro balance tradicional. En este caso, se ha agregado a la cuenta de la categoría «otra».

Un diario de desembolsos de efectivo se verá muy diferente para cada tipo de empresa. El diario de desembolso de efectivo de un minorista incluiría inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, sueldos y salarios. Un fabricante puede tener todas estas cosas, pero también tiene en cuenta las materias primas compradas y los costos de producción. Una empresa de software solo puede tener salarios y costos de hardware (computadora).

Independientemente del tipo de empresa, el propietario de una empresa debe usar un diario de desembolso de efectivo cada vez que se emite efectivo para realizar un seguimiento de dónde se está gastando el dinero. Es una herramienta vital para el éxito de cualquier negocio, así como para garantizar que toda la información proporcionada al Servicio de Impuestos Internos (IRS) sea correcta en el momento de la declaración de impuestos.