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¿Qué es la caja chica?

Un fondo de efectivo es una pequeña cantidad de dinero que se mantiene disponible para cubrir gastos menores, como suministros de oficina o reembolsos. Periódicamente se conciliará un fondo de caja chica y las transacciones también se registrarán en los estados financieros. Cada departamento de corporaciones más grandes puede tener un pequeño fondo de dinero, que podría ser un dibujante o un boxeador.

Conclusiones clave

  • Un fondo de caja chica o caja chica es una pequeña cantidad de efectivo disponible que se utiliza para pagar gastos que son demasiado pequeños para incluso emitir un cheque.
  • Cada departamento puede tener un pequeño cajón o caja de efectivo para corporaciones más grandes.
  • Se puede usar un pequeño fondo de efectivo para suministros de oficina, tarjetas de clientes, flores, pagar el almuerzo de los empleados o reembolsar los gastos a los empleados.

Entendiendo la caja chica

Las transacciones menores en efectivo brindan conveniencia para transacciones pequeñas para las cuales la emisión de un cheque no es razonable o inaceptable. La pequeña cantidad de dinero que una empresa considera pequeña varía, y muchas empresas mantendrán entre $ 50 y $ 200 como un pequeño fondo de efectivo. Entre los ejemplos de transacciones para las que se utiliza un pequeño fondo de efectivo se incluyen:

  • Material de oficina
  • Tarjetas de clientes
  • Flores
  • Pagar el almuerzo de catering para un pequeño grupo de empleados
  • Reembolsar a un empleado por pequeños gastos relacionados con el trabajo

Los custodios de fondos en efectivo son designados para supervisar el fondo. Los deberes de custodia generalmente incluyen hacer cumplir las reglas y regulaciones de caja chica, solicitar reabastecimiento y distribuir fondos.

Consideraciones Especiales

El fondo de efectivo se concilia periódicamente para verificar que el saldo del fondo sea correcto. Por lo general, cuando el saldo de efectivo cae a un nivel predeterminado, el custodio solicita efectivo adicional al cajero. En este momento, se calcula el total de todos los recibos para garantizar que sea compatible con los fondos desembolsados ​​de la caja registradora. Si se necesitan nuevos fondos, el cajero escribe un nuevo cheque para financiar el cajón de efectivo y, a cambio, toma el producto de las compras que el dinero ha consumido.

El proceso de conciliación asegura que el saldo restante del fondo sea igual a la diferencia entre el saldo original menos los cargos detallados en recibos y facturas. Si el saldo restante es menor de lo que debería ser, hay escasez. Si el saldo restante es más de lo que debería ser, hay apalancamiento. Si bien pueden ocurrir cambios menores, cuando están desequilibrados, la fuente de la discrepancia debe identificarse y corregirse.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recomienda presentar pequeños recibos de efectivo y adjuntarlos a los recibos para registrar y documentar los gastos menores en efectivo.

Requisitos de caja chica

Ciertos controles internos están rodeados por el uso de efectivo. La disponibilidad de efectivo no significa que cualquiera pueda acceder a él por cualquier motivo. Muchas empresas emplean estrictos controles internos para administrar el fondo. Las personas limitadas a menudo están autorizadas a permitir desembolsos y solo pueden hacerlo a expensas de las actividades u operaciones legítimas de una empresa.

Se puede asignar un pequeño cajero para que emita el cheque para financiar el cajón de la caja chica y realizar los asientos contables correspondientes. El custodio menor debe distribuir el efectivo y cobrar los recibos de todas las compras o cualquier uso de los fondos. A medida que disminuye la cantidad total de caja chica, los recibos deben aumentar y estar vinculados a la cantidad total retirada.

Al tener un mini-cajero y un encargado de caja, el proceso dual ayuda a mantener los fondos seguros y garantizar que las personas autorizadas no tengan acceso a ellos.

Registro de caja chica

Cuando se utiliza un fondo de efectivo, las transacciones en efectivo menores aún se registran en los estados financieros. No se realizan entradas en el diario contable cuando las compras se realizan con caja chica, pero cuando el custodio necesita más dinero, y a cambio de los recibos, recibe nuevos fondos, se registran las entradas del diario. La entrada del diario para dar más dinero al poseedor es el débito a la caja chica y el crédito en efectivo.

Si hay escasez o apalancamiento, se registra una entrada de línea de diario a una cuenta demasiado corta. Si se agota el fondo de efectivo, se ingresa un crédito para mostrar una ganancia. Si el fondo de efectivo es corto, los débitos se ingresan para reflejar una pérdida. La cuenta es demasiado corta o demasiado corta para equilibrar el fondo en la conciliación.