fbpx
Negocios/ Aspectos esenciales de la empresa

Ejemplos de notas de débito en transacciones entre empresas

Las notas de débito son prueba de que una empresa ha creado una entrada de débito legítima cuando trata con otra empresa. Esto puede suceder cuando un comprador devuelve material a un proveedor y necesita validar el monto del reembolso. En este caso, el comprador emite una nota de débito indicando la transacción contable.

Una empresa puede emitir una nota de débito en respuesta a una nota de crédito recibida. Los errores (a menudo cargos por intereses y tarifas) en una venta, compra o factura de préstamo pueden alentar a una empresa a emitir una nota de débito para ayudar a corregir el error.

Conclusiones clave

  • Una nota de débito es una transacción escrita que indica que una empresa ha tomado medidas financieras como resultado de negociar con otra empresa; la nota corresponde a una nota de débito en un registro contable.
  • Las transacciones entre empresas utilizan notas de débito y crédito; cada nota está fechada, contiene un número de serie, una descripción de la transacción, detalles de la devolución y las firmas de las personas involucradas.
  • Un ejemplo típico de una nota de débito es una factura bajo una factura que posteriormente es subsanada por un proveedor; Otro ejemplo fue una tienda que devolvió productos a su proveedor y solicitó un reembolso.

Notas de débito en transacciones

Las notas de débito y crédito casi siempre están asociadas con transacciones de empresa a empresa (B2B). Responden a las entradas de débito y crédito en los registros contables, que además prueban como prueba de una transacción comercial anterior. También pueden denominarse débitos por perjuicio.

Cada nota de débito generalmente contiene la misma información general: fecha de la nota, número de serie, breve descripción de la transacción comercial preliminar, detalles de los artículos devueltos (incluidos los impuestos sobre las ventas y la referencia a la factura) y las firmas correspondientes. autoridades de la empresa.

Las notas de débito, los memorandos de débito, los recibos de débito y las facturas son todos similares y todos son documentos legítimos que reflejan transacciones financieras entre empresas.

Lo más probable es que escuche sobre una nota de débito después de una factura no facturada. Supongamos que un proveedor envió un contenido por valor de $ 10,000 a un cliente, pero solo facturó $ 9,500. Al darse cuenta de su error, el proveedor puede enviar una nota de débito a su cliente con respecto a la diferencia de $ 500 para resolver el problema y realizar los cambios correctos en sus registros contables.

Recibos de débito

Existe cierta ambigüedad entre los términos «nota de débito» y «reconocimiento de débito». A veces, un recibo de débito se usa indistintamente con una nota de débito; otras veces, los recibos de débito simplemente describen registros escritos que prueban que una empresa le debe dinero a un cliente. Rara vez ve el término reconocimiento de débito utilizado para transacciones B2B.

Facturas

Una nota de débito o un recibo de débito es muy similar a una factura. La principal diferencia es que las facturas siempre muestran ventas, donde las notas de débito y los recibos muestran ajustes o resultados de transacciones ya realizadas.

Las transacciones B2B generalmente se basan en la extensión de crédito, donde un vendedor envía un envío a una empresa antes de que se pague y luego factura a la empresa el monto adeudado después de la entrega. Los débitos y créditos son el método contable utilizado para rastrear estas transacciones.

Las notas de débito también pueden reemplazar las facturas tradicionales cuando se proporciona un bien o servicio que está fuera del alcance normal del negocio. Esto ayuda a diferenciar la transacción para los dos departamentos de contabilidad y evita que la empresa emisora ​​cree un nuevo tipo de factura.

Devoluciones de contenido

Piense en las notas de débito como reclamos contra errores comerciales. En el caso de bienes devueltos por un comprador a un vendedor o proveedor, la nota de débito muestra el cambio en los registros contables y solicita la devolución de fondos (crédito). El proveedor / vendedor a menudo envía una nota de crédito como prueba de reversión.

Por ejemplo, considere dónde una empresa XYZ devuelve contenido a su proveedor, ABC. Para probar lo que debe reembolsarse, XYZ redacta una nota de débito. La compra original fue de $ 5,000, por lo que la nota de débito debe reflejar el costo de los materiales más las tasas de impuestos sobre las ventas locales. Los impuestos y el costo de los bienes siempre deben ser rubros separados en la nota.

Una vez recibida, ABC debe crear una pequeña nota de crédito como prueba de comprensión y luego proceder a reembolsar (u ofrecer crédito a) XYZ (siempre que la nota de débito contenga la información correcta).

Intereses / comisiones por cobrar

Supongamos que un acreedor o comisión de un tercero tiene interés en los servicios prestados. En tal caso, la nota de débito generalmente se emite en respuesta a una nota de crédito recibida, pero un deudor siempre puede emitir una no solicitada.

Las notas de débito por cobrar de la Comisión son comunes entre las empresas matrices y las filiales. Las notas de débito por cobrar por intereses se pueden utilizar para ajustar los anticipos o como una forma simple de llevar un registro.

La línea de base

Las notas de débito se utilizan en transacciones en las que se requiere un ajuste de entrada de débito cuando se adeuda el efectivo. Se encuentran principalmente en Facturas de facturación en las que un proveedor ha enviado una factura a un cliente por un monto inferior al costo real, cuando se adeudan intereses o comisiones, o reclamos por errores comerciales. Una nota de débito especificará la cantidad de dinero adeuda de una parte a otra.