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Una «tarifa diaria» es un monto fijo de reembolso pagado a los empleados por alojamiento diario, comidas y gastos incidentales incurridos en el curso de viajes relacionados con el negocio. La Administración de Servicios Generales (GSA) establece las tarifas cada año para destinos dentro de los EE. UU. Continentales; el Departamento de Defensa establece tarifas para extranjeros (por ejemplo, Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado establece tarifas para extranjeros (en cualquier lugar fuera de los EE. UU. y sus territorios).

Si viaja por negocios o tiene empleados que viajan, es importante comprender un día, que ofrece una alternativa a un reembolso basado en registros de gastos detallados y que requiere una contabilidad tan compleja. A continuación, respondemos a cualquier pregunta que pueda tener sobre cada viático, cómo funciona y qué se relaciona con los impuestos.

¿Qué cubre el Per Diem?

La GSA divide las tarifas por día en dos categorías:

  • Comidas y gastos incidentales (M&IE)
  • Alojamiento

Comidas y gastos imprevistos

La categoría de comidas e incidentales (M&IE) cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena), servicio a la habitación, lavandería, tintorería, albergues de ropa y tarifas y propinas para los proveedores de servicios, como servidores de alimentos y equipaje de mano.Las tarifas de viáticos para las comidas varían según la ubicación y se clasifican en seis niveles.

Las grandes ciudades suelen tener $ 76 per diem establecidos per cápita; las ciudades más pequeñas que realizan importantes viajes diarios relacionados con los negocios se encuentran entre los niveles 2 y 5 ($ 56 a $ 71). Las áreas que normalmente no son visitadas por viajeros de negocios tendrán la tarifa mínima establecida de $ 55.

Gastos de alojamiento

La categoría de alojamiento incluye alojamientos para pernoctaciones, como hoteles, moteles, hoteles, complejos turísticos y apartamentos. Se establece una tarifa diaria separada para M&IE y para cada ubicación. Por ejemplo, para el año fiscal 2020, las tarifas diarias para Atlanta oscilan entre $ 157 y $ 156 para alojamiento y $ 66 para M&IE.Para Chicago, las tarifas de alojamiento oscilan entre $ 125 y $ 229, según el mes, mientras que M&IE cuesta $ 76 por día.

Por qué las tarifas varían según la ubicación

Las tarifas por día se basan en el costo de vida de un área. Las tarifas de viáticos en las grandes ciudades como Chicago, Nueva York y Los Ángeles son más altas que en las áreas no metropolitanas porque los bienes y servicios en las ciudades son generalmente más caros. Las tarifas de alojamiento también pueden variar de un mes a otro en función de la oferta y la demanda.El alojamiento de viáticos más alto en la ciudad de Nueva York, por ejemplo, se integra con el otoño, la temporada que atrae a más turistas y viajeros de negocios.Las tarifas por día se actualizan anualmente y entran en vigencia el 1 de octubre, el primer día del año fiscal del gobierno federal.

Tarifas encontradas para todos los sitios

Pregunte al departamento de Recursos Humanos o Contabilidad de su empleador por tarifas específicas, o vea la información visitando el Sitio web de GSA, donde puede buscar por ciudad, estado o código postal para el año fiscal actual (del 1 de octubre al 30 de septiembre). Si desea ver el próximo año fiscal o cualquier otro año desde 1997, busque por estado y seleccione el año apropiado en el menú desplegable. Haga clic en «Obtener tarifas por día» para ver los resultados, desglosados ​​por destino principal, condado, alojamiento máximo por mes y comidas y gastos incidentales (M&IE).

Si busca un área no cubierta por las tablas de GSA (por ejemplo, Hawái, que no forma parte del continente de EE. UU.), Aparecerán dos enlaces que lo dirigirán al sitio web correspondiente: Departamento de Defensa para los no extranjeros. viajes (Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado a todos los destinos extranjeros.

Tarifa estándar por día

Una tarifa estándar de $ 55 por día para M&IE y una tarifa estándar de $ 96 por día para alojamiento (año fiscal 2020) se aplica a cualquier lugar no especificado en las tablas de GSA. Esto es cierto para todos los estados del continente de EE. UU.

Tasas de GSA de uso del empleador

Si bien la mayoría de las empresas utilizan las tarifas diarias establecidas por la GSA, pueden utilizar métodos de pago alternativos. Por ejemplo, los empleadores pueden utilizar un método del IRS alto-bajo, que establece una tarifa fija por día para los centros de alto costo (por ejemplo, Nueva York, Chicago y el Distrito de Columbia) y una tarifa fija para cada uno de los otros lugares. Para viajes a partir del 1 de octubre de 2019, la tarifa es de $ 297 ($ 71 si solo M&IE) para viajar a cualquier área de alto costo y $ 200 ($ 60 M&IE) para viajar a cualquier otro lugar en EE. UU. Continental.

Impuestos sobre reembolsos diarios

Los pagos por día no se consideran salarios y, por lo tanto, no están sujetos a impuestos, siempre que cumplan ciertas condiciones. Estará sujeto a impuestos si se aplica alguno de los siguientes casos:

  • El pago es más que la tarifa federal permitida por día.
  • No presentó un informe de gastos a su empleador
  • La fecha, hora, lugar, monto y propósito comercial del costo no se incluyeron en su informe de gastos.
  • Su empleador le dio viáticos y no requirió un informe de costos.

Si algo de lo anterior es cierto, su viático se considerará pago y estará sujeto al impuesto sobre la renta y la retención de impuestos sobre la nómina.Su empleador informará la cantidad en su formulario W-2. Si sus viáticos estaban apenas por encima de la tarifa federal permitida, solo se considerará pago el monto excedente.

Para verificar su viaje y los gastos relacionados, se le pedirá que mantenga un registro que incluya los días que viajó por negocios, adónde fue y el propósito comercial del viaje. Nota: si su viaje de negocios dura más de un año en un lugar, incluso si involucra dos o más tareas separadas, es posible que no califique para la exención de impuestos según las reglas de impuestos por día.Para evitar consecuencias fiscales desfavorables, consulte a su asesor fiscal antes de embarcarse en un viaje de negocios largo.

Per Diem como alternativa salarial

Debido a que los pagos por día no están sujetos a impuestos, algunas personas pueden plantear la pregunta: «¿Puedo aceptar un salario más bajo en lugar de un salario más alto sin dietas?» La respuesta es no.» Las políticas de viáticos no se pueden crear de tal manera que lo que debería etiquetarse como otra cosa pueda serlo, en este caso, un día.

La línea de fondo

Los pagos por día brindan reembolso a los empleados que viajan por motivos de negocios. Las tarifas varían según la ubicación y la época del año y se dividen en dos categorías: alojamiento y comidas y gastos incidentales (M&IE). Siempre que sus pagos no excedan la tasa federal máxima por día, no están sujetos a impuestos; si los pagos diarios exceden los límites federales, cualquier excedente se cargará como ingreso normal.

Las tarifas por día pueden cambiar anualmente y las leyes de impuestos por día pueden ser complicadas. Consulte a un especialista en impuestos calificado si tiene preguntas o inquietudes sobre la política de viáticos de su empresa.