¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que enumera y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente especifica los términos del mercado y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Los tipos de facturas pueden incluir un recibo en papel, una factura de venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea.
Conclusiones clave
- Una factura es un documento que mantiene un registro de una transacción entre un comprador y un vendedor, como un recibo en papel de una tienda o un registro en línea de un minorista electrónico.
- Las facturas son un elemento crítico de los controles y auditorías contables internas.
- Los cargos recibidos en la factura deben ser aprobados por el personal de gestión responsable.
- Las facturas generalmente describen los términos de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y cualquier otro término establecido durante la transacción.
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Factura
Base de la factura
Una factura debe indicar que es una factura en el frente de la factura. Por lo general, tiene un identificador único llamado número de factura que es útil para referencias internas y externas. La información de contacto del vendedor o proveedor de servicios generalmente se factura en caso de un error de facturación.
La factura puede establecer condiciones de pago, así como información sobre cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros evaluados por pagos atrasados. También presenta el costo unitario de un artículo, el total de unidades compradas, el flete, el manejo, el envío y los cargos de impuestos relacionados, y describe el monto total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar un estado de cuenta de fin de mes como factura para todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el estado de cuenta debe indicar que no se enviará factura posteriormente. Históricamente, las facturas se registraban en papel, a menudo con muchas copias generadas para que cada comprador y vendedor tenga un registro de la transacción para sus propios registros. Hoy en día, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electrónico a las partes de la transacción. Los registros electrónicos también permiten que determinadas transacciones o fechas se busquen y clasifiquen más fácilmente.
Una factura pro forma es una factura de venta previa que se envía a los compradores antes de que se envíen o entreguen. La factura generalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso y los gastos de envío. Las facturas proforma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente para fines aduaneros de importaciones.
Una factura pro forma es un acuerdo vinculante, aunque los términos de venta están sujetos a cambios.
Importancia de la fecha de la factura
La fecha de la factura indica la hora y la fecha marcada en la que se facturaron los bienes y se registró oficialmente la transacción. Por lo tanto, la información de pago se requiere en la fecha de la factura, ya que determina la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente crítico para las entidades que ofrecen crédito, como 30 netos. La fecha de vencimiento real de la factura suele ser 30 días después de la fecha de la factura. Del mismo modo, las empresas dan a los clientes la opción de devolver los productos que suelen tener un plazo en función de una determinada cantidad de días desde el comprobante de compra, tal y como se indica en la factura.
Facturación electrónica
Desde el advenimiento de la era de las computadoras, se ha vuelto más fácil para las personas y las empresas confiar en la facturación electrónica a cambio de documentos en papel. La facturación electrónica, o facturación electrónica, es una forma de facturación electrónica para generar, almacenar y monitorear documentos relacionados con transacciones y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos.
Estos documentos electrónicos pueden incluir facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, condiciones e instrucciones de pago y recibos de pago. Las facturas digitales generalmente se envían por correo electrónico, página web o aplicación. Beneficios incluidos:
- Perseverancia y resistencia al daño físico.
- Fácil de buscar y ordenar nombres, términos o fechas específicos
- Mayor inspección
- La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda
- Capacidad para recopilar datos e información comercial
- Reducción del uso de papel
La facturación electrónica incorpora una serie de tecnologías y opciones de entrada y se utiliza como término general para describir cualquier método mediante el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. Se han desarrollado varios estándares de facturación electrónica, como EDIFACT y UBL, en todo el mundo para facilitar la adopción y la eficiencia.
Facturas y cuentas por pagar
Las facturas rastrean las ventas de productos para el control de inventario, la contabilidad y los impuestos, lo que ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y obligaciones similares adeudadas. Muchas empresas envían el producto y esperan el pago más tarde, por lo que el monto total adeudado será una cuenta a pagar al comprador y una cuenta a cobrar al vendedor.
Las facturas de hoy se transmiten electrónicamente, en lugar de en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura indica la presencia de crédito, porque el vendedor envió un producto o prestó un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Las facturas son diferentes de las órdenes de compra, que se crean antes de que un cliente solicite un artículo o servicio.
Facturas y controles internos
Las facturas son un elemento crítico de los controles contables internos. Los cargos en la factura deben ser aprobados por el personal de gestión responsable. Alternativamente, una factura se compara con una orden de compra y, una vez que se resuelve la información, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una firma de auditoría se asegura de que las facturas se presenten en el período contable relevante cuando se realizan pruebas de reducción de costos.
