¿Qué es la facturación cíclica?
La facturación cíclica es la práctica de facturar a varios clientes según un cronograma en lugar de facturar todas las cuentas a la vez en una sola fecha. Los estados de cuenta se preparan y envían en varios intervalos, lo que distribuye la carga de trabajo de la empresa y le facilita el seguimiento de quién ha recibido la factura.
Conclusiones clave
- La facturación cíclica es un estilo de administración de cuentas que permite a las empresas facturar a los clientes en diferentes días del mes, en lugar de todos en el mismo día.
- La práctica permite a la empresa preparar y distribuir extractos en varios días, en contra de recortar una factura que debe enviarse al mismo tiempo.
- La facturación cíclica permite a las empresas crear un cronograma personalizado que permite un seguimiento más fácil de los clientes a los que se les ha facturado, pagado o no.
- Las estrategias incluyen la facturación de los montos más grandes a pagar primero, luego el siguiente, y así sucesivamente; facturación en orden alfabético; o facturación basada en el día del mes en que se abrió la cuenta del cliente, o el cliente eligió recibir una factura.
- La duración de los ciclos de facturación puede variar de un cliente a otro, según el flujo de caja requerido por la empresa y la solvencia del cliente.
Cómo funciona la facturación cíclica
La facturación cíclica es una estrategia de facturación que implica facturar a un porcentaje designado de clientes cada día, en lugar de facturarlos juntos, quizás al final del mes.
Las empresas que aplican esta técnica pueden hacerlo de diferentes formas. Los métodos incluyen el envío de facturas por los montos pendientes más grandes el primero de cada mes, seguidos por el monto de facturación más pequeño el segundo de cada mes o más tarde. También se puede facturar a los clientes según el orden alfabético, el día del mes en que se abrió la cuenta o la fecha que el cliente eligió para recibir la factura al configurar una cuenta.
La fecha de inicio del ciclo puede depender del tipo de servicio que se ofrece y las necesidades del cliente. Por ejemplo, un proveedor de televisión por cable puede optar por establecer un ciclo de facturación al cliente para que se alinee con el momento en que ese cliente inició el servicio.
La facturación cíclica no es la práctica normal de emitir todas las facturas en la misma fecha. Las empresas que tienen una fecha de vencimiento común para los servicios o el alquiler suelen utilizar la facturación de una fecha. Por ejemplo, un complejo de apartamentos puede facturar el alquiler el primer día de cada mes, independientemente de cuándo los inquilinos firmaron sus contratos de arrendamiento individuales.
Con la facturación cíclica, una empresa puede facturar varios días o todos los días del mes o durante un período más largo.
Ventajas y desventajas de la facturación cíclica
La facturación cíclica permite al proveedor completar la cantidad de trabajo de facturación en un día determinado, desarrollar un horario personalizado y realizar un seguimiento más fácil de los clientes a los que se les ha facturado y aún no se les ha cobrado. La adopción de este modelo en particular podría reducir los costos de ventas, generales y administrativos (SG&A), ya que el seguimiento del número de facturas salientes se simplifica y es menos probable que ocurra.
Desde una perspectiva de otro lado, la técnica de facturación cíclica puede tener un impacto negativo en los flujos de efectivo, ya que algunas facturas pueden demorarse varios días desde el momento en que se emiten normalmente. Además, un vendedor más pequeño que tenga dificultades para realizar un seguimiento de las facturas y el dinero atrasado puede encontrarse al mantenerse al día con diferentes estados de cuenta correspondientes a diferentes días.
Consideraciones Especiales
Las empresas que utilizan la facturación de bicicletas pueden configurar ciclos de facturación de distintas duraciones. Los proveedores pueden acortar o extender el período de tiempo entre miles de millones para administrar el flujo de efectivo o para adaptarse a un cambio en la solvencia de un cliente.
Por ejemplo, un mayorista con una cadena de supermercados puede tener que acelerar la recepción de flujos de efectivo porque la empresa que le alquila camiones de reparto ha ajustado su ciclo de facturación. Otro ejemplo es un caso en el que un cliente de una cadena minorista paga tarde a un mayorista de productos electrónicos de consumo. Debido a que esta cuenta es más riesgosa, el mayorista puede decidir reducir el ciclo de facturación de cuatro a tres semanas.
Un ciclo de facturación puede extenderse durante el último mes, por ejemplo, cuando un gran cliente corporativo solicita un ciclo de facturación de 45 días para ciertos servicios. Si la solvencia crediticia de este cliente es sólida, el vendedor puede aceptar el ciclo más largo.
