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¿Qué es Imprest?

Un anticipo es una cuenta en efectivo de la que depende una empresa para pagar los pequeños gastos normales. Los fondos en anticipos se reponen periódicamente para mantener un equilibrio estable. El término «anticipo» también puede referirse a un anticipo monetario hecho a una persona para un propósito particular.

Conclusiones clave

  • El anticipo se refiere a un tipo de cuenta de efectivo mantenida por una empresa que se utiliza para pagar gastos menores o incidentales.
  • Se establece un saldo de cuenta fijo en la cuenta de anticipos y se reembolsa según sea necesario cuando se retira efectivo para artículos como nómina, viajes o caja chica.
  • Debido a su naturaleza pequeña y fija que es fácil de monitorear, el anticipo desalienta costos no autorizados o altos.

Cómo funciona anticipos

El tipo de anticipo más famoso es una cuenta de caja chica, que se utiliza para cubrir transacciones más pequeñas en las que no es práctico o difícil cobrar cheques. Estas cuentas mantienen una cierta cantidad de dinero en el lugar, que puede usarse para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Los custodios que controlan la cuenta y distribuyen efectivo a los empleados, que proporcionan recibos relacionados con el negocio, generalmente se manejan con pequeños fondos en efectivo.

Las impresiones también se pueden utilizar para cubrir la nómina de empleados, dividendos, viajes de empleados y bonificaciones. Después de pagar estos costos, el fondo generalmente se paga con capital de la cuenta bancaria principal de la empresa.

Las impresiones evitan el uso de gastos no autorizados porque los fondos están reservados para propósitos específicos. Por lo tanto, los anticipos generalmente pagan la misma cantidad de dinero de forma regular, lo que le da a la cuenta un saldo casi nulo, antes de que se reponga automáticamente con la misma cantidad de dinero. Este sistema hace que sea más fácil monitorear los costos, señalar inconsistencias y, en última instancia, detectar el fraude.

El sistema de anticipos

El sistema de anticipos consta de los siguientes pasos:

  • Se crea un pequeño fondo en efectivo, con una cantidad fija de efectivo. Esto se registra en el libro mayor de la empresa.
  • Cualquier gasto pagado a través del fondo de efectivo debe documentarse con recibos.
  • El fondo se repone periódicamente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo.
  • El fondo es monitoreado de cerca por cualquier discrepancia entre el efectivo esperado (basado en la documentación) y el efectivo real. Si hay discrepancias, se investigan.

Impresiones futuras

A medida que las empresas se vuelven más dependientes de las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos se desmorona constantemente. El uso de una tarjeta de crédito de la empresa suele ser más fácil que el anticipo, porque la primera proporciona documentación electrónica de las transacciones y no fomenta la necesidad de reponer los fondos salientes.