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¿Qué es el formulario IRS 941: declaración de impuestos federales trimestrales del empleador?

Generalmente, un empleador debe transferir electrónicamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) los impuestos sobre la nómina retenidos mensualmente o quincenalmente. Esto incluye el impuesto sobre la renta federal retenido y la participación del empleador y el empleado en los impuestos del Seguro Social y Medicare. Luego, una vez por trimestre, el empleador informa estos pagos en el Formulario 941, la Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador.

Cómo presentar un formulario 941: declaración de impuestos federales trimestrales del empleador

El formulario 941 consta de cinco páginas que constan de cinco secciones. En la parte superior de la página 1, el empleador proporciona un nombre (incluido el nombre comercial si se utiliza), dirección y número de identificación del empleador (EIN). El empleador también indica el período de presentación:

  • Primer trimestre (enero, febrero, marzo)
  • Segundo trimestre (abril, mayo, junio)
  • Tercer trimestre (julio, agosto, septiembre)
  • Cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre)

Parte uno

La primera parte es donde el empleador informa el número de empleados empleados, su compensación y los impuestos adeudados. Esta sección también muestra si el empleador debe impuestos (saldo adeudado) o impuestos sobre la nómina pagados en exceso. Cualquier pago en exceso se puede aplicar en el próximo trimestre o recibir como reembolso. La elección se indica marcando la casilla correspondiente en la línea 15.

La segunda parte

La segunda parte, que comienza a la mitad de la segunda página, explica el programa de depósito de impuestos para los impuestos sobre la nómina. El calendario de depósitos para la mayoría de los empleadores es mensual o quincenal. Si se presenta mensualmente, aquí se ingresa un desglose de la obligación tributaria por mes. Los empleadores que depositan impuestos tarde explican su obligación tributaria por sus depósitos en el Anexo B. Existe un requisito de depósito al día siguiente para los impuestos que superen los $ 100,000. Los impuestos de menos de $ 2,500 se pueden pagar con el formulario y no es necesario presentarlos.

Parte tres

En la tercera parte, el empleador debe responder dos preguntas: si la empresa cerró o dejó de pagar los salarios (y la fecha en que esto sucedió) y si la empresa es un empleador estacional (y, por lo tanto, no es necesario presentar una declaración trimestralmente).

Partes cuatro y cinco

En la cuarta parte, el empleador pregunta si debe autorizar a un empleado, un preparador de impuestos pagado u otro tercero como Contador Público Autorizado (CPA) para hablar con el IRS sobre la declaración. Si es así, el empleador debe proporcionar un nombre de cinco dígitos, un número de teléfono y un número de identificación personal seleccionados por él mismo para que el IRS pueda confirmar la identidad de la persona.

En la quinta parte, el empleador firma, fecha y proporciona un número de teléfono durante el día.

Si el empleador usó un preparador pagado para completar el formulario, el preparador debe ingresar su información en la Parte Cinco. Esto incluye nombre, número de identificación fiscal del preparador (PTIN), nombre de la empresa, EIN del preparador o empresa, dirección y número de teléfono.

Si los impuestos sobre la nómina se adeudan al empleador para el trimestre, el pago puede acompañar la presentación del Formulario 941. El uso del Formulario 941-V: Comprobante de pago ayudará al IRS a procesar el pago correctamente.

Formulario 941 Página 1

El formulario 941 está disponible en el sitio web del IRS.

Impuestos declarados en el Formulario 941: Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador

Como ya se mencionó, la Parte Uno es donde el empleador informa la cantidad de impuestos pagados sobre salarios, propinas y otras compensaciones. Hay cuatro tipos de impuestos:

  1. Contribuciones federales retenidas de los salarios de los empleados (Línea 3).
  2. Impuestos del Seguro Social (Líneas 5a y 5b). La tasa impositiva es del 12,4%, que cubre la participación tanto del empleado como del empleador.
  3. Contribuciones al Medicare (línea 5c). La tasa es del 2,9 por ciento, que cubre la participación tanto del empleador como del empleado.
  4. Impuestos adicionales de Medicare sobre compensaciones superiores a $ 200,000 (línea 5d). El tipo impositivo es del 0,9% y lo paga únicamente el empleado.

Consideraciones especiales en la presentación del formulario 941

Para pequeños empleadores

Un empleador con impuestos sobre la nómina de $ 1,000 o menos para el año puede presentar Formulario 944, Declaración de impuestos federales anual del empleador si tiene permiso del IRS para hacerlo. Llame al 800-829-4933 o envíe una solicitud por escrito, ya que debe obtener permiso antes de presentar este formulario en lugar del Formulario 941.

Formularios enmendados

Si necesita corregir el Formulario 941, use Formulario 941-X, Declaración de impuestos trimestral ajustada del empleador o Reclamación de reembolso. Por ejemplo, si se ha subestimado el pago o se ha exagerado el impuesto del Seguro Social y encuentra el error, este formulario se utiliza para corregirlo.

La línea de fondo

Los impuestos sobre el empleo son una gran responsabilidad. Obtenga más información sobre los pagos a los empleados que están sujetos a impuestos y cómo hacer los impuestos sobre la nómina Publicaciones del IRS 15 (Circular E) y 15-B.