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Formulario W-9: Solicitud de certificado y número de identificación de contribuyente

¿Qué es el Formulario W-9: Solicitud de Número de Identificación de Contribuyente (TIN) y Certificado?

El formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para declarar el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona con fines de empleo u otros fines de generación de ingresos. El certificado se puede solicitar a una persona definida como ciudadano estadounidense o una persona definida como extranjero residente.

La Solicitud de Número de Identificación de Contribuyente y el formulario de Certificación también se conocen como formulario W-9.

Conclusiones clave

  • El W-9 es un formulario oficial proporcionado por el IRS a los empleadores u otras entidades para verificar el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de una persona que recibe ingresos.
  • La información tomada del formulario W-9 se utiliza a menudo para generar el formulario de impuestos 1099, que se requiere para fines de presentación de impuestos sobre la renta.
  • La información recopilada por una entidad en el formulario W-9 no se puede divulgar para ningún otro propósito, bajo estrictas regulaciones de privacidad.

¿Quién puede presentar el formulario W-9: solicitud de número de identificación de contribuyente (TIN) y certificado?

El formulario W-9 es una solicitud formal por escrito solo para información y solo se usa para confirmar el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona. Un empleador u otra entidad obligada a presentar un documento de información ante el IRS, como el Formulario 1099, debe obtener su derecho de TIN para informar cualquier ganancia o pérdida que pueda afectar su declaración de impuestos federales o ingresos sujetos a impuestos. Para la mayoría de las personas, el TIN es su número de seguro social (SSN).

El W-9 difiere del Formulario W-4, que proporciona a los empleados más a menudo a empleadores directos, en que el W-9 no hace un arreglo básico para retener los impuestos adeudados. El titular del TIN que figura en el documento es responsable de cualquier impuesto requerido basado en las ganancias relacionadas con el W-9 provistas, a menos que el contribuyente esté sujeto a una retención de reserva. Si se requiere una retención adicional, esto debe anotarse en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad receptora de la necesidad de la retención correspondiente.

¿Para qué se utiliza el formulario W-9?

La información obtenida en el formulario W-9 se usa a menudo para hacer una versión del formulario 1099. El formulario 1099 crea información sobre cualquier ingreso que el titular del TIN pueda haber recibido y que normalmente no se incluiría en el formulario W-2. Esto incluye, entre otros, los ingresos pagados a una persona como parte de un contrato; determinadas transacciones inmobiliarias; dividendos pagados contra la inversión; y varias otras transacciones financieras.

El IRS requiere que aquellos que no están definidos como ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes utilicen el formulario W-8 correspondiente en lugar del formulario W-9.

El formulario 1099 solo se debe emitir una vez que se haya alcanzado el umbral de ingresos mínimos, establecido para la mayoría de los ingresos varios en $ 600 para los años fiscales 2020 y 2021. Los montos por debajo de este umbral deben ser declarados como ingresos por el titular del TIN, pero no lo hacen. reclamar su Formulario 1099.

Si bien los empleados están obligados legalmente a proporcionar cierta información personal a sus empleadores, la privacidad de los empleados está protegida por la ley. Un empleador que divulgue la información personal de un empleado de manera no autorizada puede ser procesado civil y penalmente.

Cómo leer y completar el formulario W-9

El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más sencillos de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos por el camino correcto para terminarlo.

w-9


Formulario W-9.

Todas las páginas del formulario W-9 están disponibles en el sitio web del IRS.

Paso 1

Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos.

Paso 2

Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de la “entidad no considerada”, si es diferente del nombre que ingresó en el paso 1. Por ejemplo, es posible que usted sea el propietario exclusivo, pero para fines de marketing, no utilice ‘nombre personal como nombre comercial; en cambio, está «haciendo negocios con» algún otro nombre. Ingresarías ese nombre aquí. En cuanto a la parte ignorada, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. Un tipo común de entidad excluida es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro.La propiedad individual y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades ignoradas.

Paso 3

¿Qué tipo de entidad comercial tiene para la clasificación tributaria federal: propiedad única, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u “otro”? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, probablemente sea de su propiedad exclusiva, ya que tendría que presentar una gran cantidad de trámites para ser una de las otras entidades.

Paso 4

Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. A continuación, presentamos algunas excepciones:

  1. A los empleados que están exentos de retención, como corporaciones (en la mayoría de los casos) se les puede solicitar que ingresen un código en el cuadro “Código de beneficiario exento”. Las instrucciones en el Formulario W-9 enumeran los pagadores exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los cuales se deben usar estos códigos. Las corporaciones que completen el formulario W-9 recibirían pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, el código «5».
  2. A los empleados que están exentos de informar bajo la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA) se les puede solicitar que ingresen un código en el cuadro «Exención del código de informe FATCA». Ninguna de estas casillas pertenecerá al típico contratista independiente o al autónomo.

Paso 5

Indique su dirección postal, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente a la de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos usando la dirección de su casa, ingrese la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas con sus 1099.Compañe su formulario 1040.

Paso 6

En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para realizar un seguimiento de si ha proporcionado su número de identificación fiscal.

Paso 7

El IRS llama a esta parte Parte I, que debe sorprenderlo con todos los pasos que acaba de completar. Aquí, debe proporcionar su número de identificación fiscal comercial, que será su número de seguro social individual si es de su propiedad exclusiva, o su número de identificación de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunos propietarios individuales tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios individuales usen sus SSN en el Formulario W-9. Nuevamente, al hacerlo, será más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presenta con su SSN.

¿Qué pasa si su empresa es nueva y no tiene un EIN? Aún puede completar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir «aplicar» en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo antes posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a retención. Puede solicitar el EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la detención.

Paso 8

En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el Formulario W-9. La imposición deliberada de una declaración de impuestos podría significar que tenga que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe confirmar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:

1. El número que se muestra en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy esperando que me den un número).

  • Los contribuyentes deben utilizar números de identificación fiscal legítimos. Usar un número de identificación fiscal “prestado” que haya sido robado o inventado y juramentado tendría graves consecuencias.

2. No estoy sujeto a retención de reserva porque: (a) estoy exento de retención o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha informado que estoy sujeto a retención de reserva como resultado del incumplimiento de todos los intereses o informar un dividendo, o (c) el IRS me ha informado que ya no estoy sujeto a retención de reserva.

  • La mayoría de los contribuyentes están exentos de retención. Si no tiene idea de lo que está hablando el IRS aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS le habrá notificado, y la compañía que paga debe saberlo porque está obligado a retener el impuesto sobre la renta de su pago a una tasa fija del 24% (a partir de 2020) y enviarlo al IRS. .Por cierto, ahora conoce otra buena razón para no atraer en su declaración de impuestos: es posible que tenga que decírselo a su futuro cliente, y eso puede hacer que la empresa lo piense dos veces. El párrafo (c) básicamente dice que si estuvo sujeto a una copia de seguridad pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.

3. Soy ciudadano estadounidense u otro ciudadano estadounidense.

  • Si eres extranjero residente, lo tienes claro. El IRS también considera que una “persona estadounidense” es: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; bienes raíces; y confianza en el hogar. Si su negocio es una sociedad con un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones que vienen con el Formulario W-9. Si no es ciudadano de los EE. UU., Es posible que deba completar un Formulario W-8 o el Formulario 8233 en su lugar.

4. Los códigos FATCA ingresados ​​en este formulario (si corresponde) indican que estoy exento de informar correctamente de FATCA.

  • Probablemente no tendrá que preocuparse por este, que se relaciona con la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras.

Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9

Formulario W-9 firmado

El formulario W-9 le indica que cruce el párrafo 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a la retención de reserva porque no ha informado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.

Puede cruzar el párrafo 2 si está completando el Formulario W-9 con respecto a una transacción de bienes raíces. El párrafo 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a retención.

Ahora, si lee la letra pequeña en las instrucciones del W-9 cuidadosamente, parece sugerir que la mayoría de las personas no necesitan firmar este formulario en absoluto. Por lo general, solo se le pide que lo firme si el IRS le ha dicho que anteriormente proporcionó un TIN incorrecto. Dejando de lado las técnicas, sin embargo, la persona que le pidió que completara el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado.

Devuelva el formulario W-9

Devuelva su Formulario W-9 completado a la empresa que le pidió que lo completara. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El trabajo se considera relativamente seguro. Si necesita enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar el documento y su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Hay servicios gratuitos disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, simplemente verifique su reputación antes de confiar en sus documentos. Por lo general, es la empresa la que tiene que enviar un W-9 al IRS que le dará uno para completar.