fbpx
Finanzas Corporativas y Contabilidad/ Contabilidad

Gastos administrativos

¿Cuáles son los costos administrativos?

Los costos administrativos son los costos incurridos por una organización que no están directamente vinculados a una función específica, como la fabricación, la producción o las ventas. Estos costos se relacionan con la organización en su conjunto, más que con departamentos o unidades comerciales individuales. Los costos administrativos incluyen los salarios de los altos ejecutivos y los costos relacionados con los servicios generales, por ejemplo, contabilidad y tecnología de la información. Por lo general, no están relacionados con los márgenes brutos.

Conclusiones clave

  • Los costos administrativos son costos incurridos por una empresa que no están directamente relacionados con una función comercial en particular.
  • Siempre se incurre en algún nivel de costos administrativos como parte esencial de las operaciones.
  • Los costos administrativos son a menudo los primeros en identificarse para los recortes presupuestarios, ya que no afectan directamente las funciones comerciales centrales de una empresa.
  • La gerencia puede asignar costos administrativos a sus unidades de negocios en base a un porcentaje de ingresos, costos u otras medidas.

Comprensión de los costos administrativos

Las empresas incurren en costos administrativos para realizar operaciones básicas, aumentar la eficiencia o cumplir con las leyes y regulaciones. En el estado de resultados, los costos de administración se muestran debajo del costo de los bienes vendidos y pueden mostrarse como un agregado con otros costos, como los costos generales o los costos de venta.

Algunos costos administrativos son de naturaleza fija, ya que se incurre en ellos como parte de la base de las operaciones comerciales. Estos costos se producirían independientemente del nivel de producción o ventas que se produzca. Otros costos administrativos son variables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Más allá de ese punto, puede tomar medidas para reducir su factura de electricidad.

Debido a que una empresa puede eliminar los costos administrativos sin afectar directamente el producto que vende o produce, estos costos generalmente están en línea con los recortes presupuestarios. Se recomienda encarecidamente a la administración que mantenga los costos de administración bajos en relación con otros costos, ya que esto permite que una empresa utilice el apalancamiento de una manera más eficiente. La relación entre los costos de ventas y administración ayuda a las empresas a medir la cantidad de ingresos por ventas que se separan para cubrir los costos de administración.

Las empresas pueden deducir de sus declaraciones de impuestos los costos administrativos que sean razonables, normales y necesarios para las operaciones comerciales. Estos costos deben incurrirse en el curso ordinario del negocio y deducirse en el año en que se incurren.

Ejemplos de gastos administrativos

Los salarios y beneficios para ciertos empleados, como el personal de contabilidad y de TI, se consideran costos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios de los ejecutivos se consideran costos administrativos. Los arrendamientos de edificios, seguros, donaciones, servicios públicos y suministros de oficina pueden clasificarse como costos generales o costos administrativos.

Dependiendo del activo que se deprecia, los costos de depreciación pueden clasificarse como costos generales, administrativos o de venta. Las organizaciones también pueden optar por incluir los honorarios legales y de consultoría como gasto administrativo. Los costos de investigación y desarrollo no se consideran costos administrativos.

Para obtener una imagen completa de los costos asociados con el funcionamiento de ciertas unidades comerciales, una empresa puede asignar costos administrativos a cada una de sus divisiones en función de un porcentaje de ingresos, gastos, pies cuadrados u otra medida. Internamente, esto permite a la gerencia tomar decisiones sobre la expansión o reducción de unidades comerciales individuales.

Por ejemplo, si la Compañía XYZ gasta $ 4,000 mensuales en electricidad y lo registra como un gasto administrativo, puede asignar el costo de acuerdo con los pies cuadrados de cada departamento individual. Asumir:

  • La instalación de producción es de 2,000 pies cuadrados.
  • La planta de fabricación es de 1,500 pies cuadrados.
  • La oficina de contabilidad es de 750 pies cuadrados.
  • La oficina de ventas es de 750 pies cuadrados.

La empresa tiene 5,000 pies cuadrados. La factura de la luz podría distribuirse de la siguiente manera:

  • Producción: $ 1,600 o (2,000 / 5,000) x $ 4,000
  • Fabricación: $ 1,500 o (1,500 / 5,000) x $ 4,000
  • Contabilidad: $ 600 o (750 / 5,000) x $ 4,000
  • Ventas: $ 600 o (750 / 5,000) x $ 4,000