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¿Qué son los gastos generales y administrativos (G&A)?

Los costos generales y administrativos (G&A) se incurren en las operaciones comerciales diarias y pueden no estar directamente vinculados a una función o departamento específico dentro de la empresa. Los costos generales se relacionan con los gastos generales operativos que afectan a todo el negocio. Los costos administrativos son costos que no pueden vincularse directamente a una función específica dentro de la empresa, como la fabricación, producción o ventas. Los costos de G&A incluyen alquiler, servicios públicos, seguros, honorarios legales y ciertos salarios.

Los costos de G&A, excluidos los costos de venta, son un subconjunto de los costos operativos de la empresa.

Conclusiones clave

  • Los gastos generales y administrativos (G&A) son costos que no se relacionan con una unidad de negocio o función en particular, en los que se puede incurrir como un beneficio para la empresa en su conjunto.
  • Los costos de G&A se muestran en el estado de resultados debajo del costo de bienes vendidos (COGS).
  • Algunos costos de G&A son fijos, ya que se incurre en ellos independientemente del nivel de producción o ventas en un período determinado.
  • Para la participación variable de los costos de A&E, la gerencia buscará minimizar los costos de A&E ya que no tienen un impacto directo en el bien o servicio brindado a los clientes.

Comprensión de los gastos generales y administrativos (G&A)

Los gastos generales y administrativos (G&A) se enumeran debajo del costo de los bienes vendidos (COGS) en el estado de resultados de una empresa. La parte superior de la cuenta de resultados siempre muestra los ingresos de la empresa para el período contable particular. Los COGS se deducen de la cifra de ingresos netos para determinar el margen bruto. Los costos generales y administrativos se deducen luego del margen bruto para lograr un ingreso neto. No todos los gastos generales y administrativos se agrupan como una sola partida. Por ejemplo, las tarifas y los intereses pueden clasificarse como su propia partida mientras se deducen los gastos para lograr ingresos netos.

Incluso si no hay producción o venta, todavía se incurre en algunos costos de G&A. Por lo tanto, muchos costos de G&A son montos fijos en dólares que no se ven afectados fácilmente por las estrategias de reducción de costos. Otros costos de G&A son semi-variables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas y las máquinas necesarias en funcionamiento. Más allá de ese punto, se pueden tomar medidas para reducir los gastos innecesarios en electricidad.

Debido a que los costos de G&A pueden eliminarse sin impactar directamente en la producción o venta de bienes y servicios, la administración tiene un fuerte incentivo para minimizar este tipo de gastos. Las empresas con gestión centralizada tienden a tener mayores costes de administración y administración en comparación con las empresas con estructuras de gestión descentralizadas. La relación entre los costos de ventas y los de administración compara los ingresos por ventas de una empresa con la cantidad de costos incurridos durante las operaciones de soporte.

La mayoría de los costos de G&A incurridos pueden deducirse en la declaración de impuestos de la entidad siempre que los costos sean razonables, normales y necesarios. Estos costos deben deducirse en el año en que se incurren y deben utilizarse en el curso normal de las actividades comerciales.

Los costos de G&A son los costos de administrar un negocio diario y pueden variar según la industria o la empresa individual.

Ejemplos de gastos generales y administrativos (G&A)

Ejemplos de costos generales y administrativos (G&A) incluyen alquiler de edificios, honorarios de consultores, depreciación de mobiliario y equipo de oficina, seguros, suministros, suscripciones y servicios públicos. Los sueldos y beneficios atribuibles a determinados empleados, como la dirección corporativa, así como los departamentos legal, contable y de tecnología de la información (TI), se clasifican como gastos generales y administrativos.

Para ver los costos totales de funcionamiento de determinadas unidades de negocio, una empresa puede asignar sus gastos de G&A a cada unidad de negocio en función de un porcentaje de ingresos, costos, pies cuadrados u otra medida. Como técnica de contabilidad administrativa, al revisar esta información con la administración interna, se pueden tomar decisiones más informadas con respecto a la expansión o reducción de unidades comerciales individuales.

Por ejemplo, si la factura de electricidad total en XYZ Company es de $ 4,000 por mes, y la empresa registra la factura de electricidad en el costo general y administrativo, puede asignar los costos de electricidad a los departamentos individuales en función de los pies cuadrados. Suponga que la instalación de producción es de 2,000 pies cuadrados, la fabricación es de 1,500 pies cuadrados, la contabilidad es de 500 pies cuadrados y las ventas son de 500 pies cuadrados. El total de pies cuadrados es 4,500, por lo que la factura de electricidad podría asignarse a cada departamento de la siguiente manera: producción $ 1,777.78 (2,000 / 4,500 * $ 4,000), manufactura $ 1,333.33 (1,500 / 4,500 * $ 4,000) y contabilidad y ventas reciben $ 444,44 (500 / 4.500 * $ 4.000).