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¿Qué son los gastos reembolsables de bolsillo?

Los gastos de bolsillo reembolsables son cosas que un empleado paga por adelantado y luego son reembolsados ​​por su empresa. Estos costos de bolsillo a menudo están relacionados con el trabajo y pueden ser deducibles de impuestos para los empleados si no se reembolsan.

Conclusiones clave

  • Los costos de reembolso de bolsillo ocurren cuando usted paga algo con su propio dinero y luego se le reembolsan esos costos.
  • Estos suelen estar relacionados con el trabajo y los empleadores los pagan por viajes, alojamiento, determinados gastos de atención médica, material de oficina, etc.
  • Las aseguradoras de salud a veces requieren que sus clientes paguen por los servicios por adelantado y luego les reembolsen más tarde mediante un proceso de reclamos.

Comprender los gastos reembolsables de bolsillo reembolsable

Por ejemplo, si un proveedor conduce a varias ubicaciones todos los días para visitar a los clientes cara a cara, la cantidad gastada en gasolina es un costo reembolsable. A veces, un empleado será reembolsado incluso por el desgaste causado por millas excesivas en un automóvil personal utilizado para el trabajo. Todo depende de la política de la empresa. Un empleado puede registrar el millaje y / o los costos de la gasolina y presentar un comprobante para justificar el pago, o puede optar por utilizar la deducción al presentar los impuestos del próximo año.

También puede haber gastos reembolsables de su bolsillo al viajar. Si subirse a un avión es parte del trabajo de una persona y asistir a conferencias durante todo el año, a menudo se reembolsan los gastos como comida, hotel, pasaje aéreo, propinas, etc. Algunas empresas optan por no pagar por las bebidas alcohólicas; de nuevo, es una cuestión de política.

Otra situación en la que a menudo se requieren compras de trabajo de bolsillo es cuando alguien está trabajando desde casa, todos los días o algunos días a la semana. Las telecomunicaciones generalmente no ingresan a la tienda de suministros de oficina local para comprar productos como cartuchos de impresión, papel, accesorios de computadora, etc. Compre o descargue las aplicaciones necesarias en línea si una empresa no las proporciona a través de una red conectada y ayuda de TI. Nuevamente, estos costos son reembolsables a menos que un empleado elija usarlos como deducciones para los impuestos del próximo año. Cuando una empresa reembolsa a los empleados, puede deducir todos los costos como gastos comerciales sin ningún impacto en los impuestos de una persona.

Gastos médicos reembolsables

Para los gastos médicos, las compañías de seguros a menudo tratan directamente con los médicos o proveedores de servicios para manejar el pago, pero de vez en cuando, las pólizas de seguro requerirán que la persona cubierta pague el producto o servicio por adelantado y luego acuse recibo. Solicite un reembolso. En la industria de los seguros médicos, los costos de bolsillo se refieren a la parte de la factura que no está cubierta por la compañía de seguros y que la persona debe pagar por sí misma. Los costos de la atención médica de bolsillo incluyen deducciones, copagos y seguro en efectivo.

Los planes de seguro médico tienen máximos de desembolso personal. Estos son límites a la cantidad de dinero que un asegurado puede gastar cada año en los costos de atención médica cubiertos. La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) requiere que todos los planes grupales individuales y no cooptados se mantengan dentro de las pautas actualizadas sobre los gastos máximos de bolsillo. Para 2020, los límites de desembolso personal son $ 8,200 para cobertura individual y $ 16,400 para cobertura familiar. Si bien los planes que superan estos límites pueden no tener un desembolso máximo, muchos ofrecen máximos más bajos.

Responsabilidades de los empleados

Los empleados deben mantener registros diarios precisos de los gastos y proporcionar recibos en formularios proporcionados por sus empresas o en línea y entregarlos al departamento de contabilidad en un horario predeterminado. Se debe registrar todo el kilometraje, incluidas las lecturas del odómetro, las fechas y las ubicaciones. Sin embargo, miles de viajeros no son reembolsables.

En muchos casos, es beneficioso y más fácil para ambas partes si un empleador paga los costos por adelantado. Puede ahorrar tiempo contable y evitar que un empleado gaste dinero personal en negocios cuando podría ser una dificultad.

Otra forma en que las empresas manejan los costos es proporcionar una tarjeta de crédito corporativa a su nombre, cuyo saldo se paga directamente a los traders.

Un costo de bolsillo reembolsable para un representante de ventas podría ser una factura de restaurante de un tribunal que le da a un cliente potencial o el costo de la gasolina para conducir a un curso de ventas en una ciudad vecina. La mayoría de las empresas tienen pautas para ayudar a los empleados a determinar qué costos se consideran reembolsables en su bolsillo y cuáles no. Por lo general, los empleados deberán guardar los recibos y dar explicaciones detalladas sobre su compra.