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¿Qué es la gestión de transacciones digitales (DTM)?

Digital Transaction Management (DTM) es un servicio de computación en la nube que permite a los usuarios administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. Los servicios de DTM tienen como objetivo acelerar la firma de acuerdos y contratos comerciales mediante la digitalización del proceso de una manera rápida, precisa y segura.

Además de una ejecución más rápida, otras ventajas de la tecnología DTM incluyen menos errores y menores costos operativos, ya que los documentos pueden firmarse y transmitirse instantáneamente en línea en lugar de imprimirse, firmarse físicamente, escanearse y enviarse por correo electrónico o enviarse por correo. Los proveedores de servicios DTM incluyen DocuSign (DOCU), Adobe (ADBE) y OneSpan (OSPN).

Conclusiones clave

  • La gestión de transacciones digitales (DTM) se refiere a la facilitación en línea de la firma y el procesamiento seguros de documentos.
  • Las empresas que reemplazan los sistemas DTM con flujos de trabajo basados ​​en papel pueden reducir costos y errores y aumentar la productividad y los tiempos de transacción.
  • Los servicios DTM están basados ​​en la nube, lo que significa que los empleados pueden acceder a documentos clave de la empresa desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Comprensión de la gestión de transacciones digitales

La tecnología DTM crea firmas digitales altamente seguras y autenticadas que, según DocuSign, las hacen más exigibles legalmente que las firmas tradicionales.Además, debido a que los servicios DTM están basados ​​en la nube, la tecnología permite a las empresas acceder a documentos clave y realizar negocios en cualquier momento, lugar y dispositivo.

Los partidarios dicen que las empresas pueden adoptar DTM más fácilmente si transforman los flujos de trabajo en papel existentes en un proceso de extremo a extremo totalmente digital. También argumentan que los procesos basados ​​en papel, aunque son más familiares y cómodos para muchos usuarios, no son tan seguros o confiables como muchos piensan. Los documentos en papel se pueden perder, no tan seguros como se pueden controlar. Una empresa que opta por implementar DTM puede comenzar en un departamento o hacer el cambio en toda la empresa.

DTM beneficia a las organizaciones al reducir los tiempos de transacción y mejorar la experiencia del cliente. El estándar xDTM establece requisitos para los proveedores de DTM, que deben abordar la seguridad, la garantía, la privacidad, la validez, la disponibilidad, la escalabilidad, la universalidad y la interoperabilidad.

Beneficios de la gestión de transacciones digitales

DTM requiere que los expertos de la industria creen e implementen las mejores prácticas para los profesionales en una variedad de campos, desde médicos hasta abogados y trabajadores del gobierno. Por ejemplo, cuando se usa un DTM en un entorno de atención médica, el estándar de privacidad puede ser primordial, pero el estándar de seguridad puede ser más importante financieramente. Todos los aspectos de una empresa pueden aprovechar los beneficios de DTM.

  • Ventas. DTM se puede utilizar para acuerdos de compensación, acuerdos de recomendación, firmas de nuevos clientes y acuerdos de términos y condiciones.
  • Recursos humanos. Las empresas pueden utilizar DTM para incorporar a nuevos empleados, acuerdos de divulgación y formularios de nómina.
  • Finanzas. DTM facilita la gestión de facturas, transferencias de activos y cuentas de salida.
  • Tecnologías de la información. Las empresas pueden utilizar DTM para la gestión de acceso y la autorización de mantenimiento.
  • Ley. La gestión de contratos y el cumplimiento interno se pueden gestionar a través de DTM.
  • Suministro. DTM se puede utilizar para procesar órdenes de compra y extractos de trabajo.

Gestión de transacciones digitales en la práctica

DocuSign, Adobe y OneSpan (anteriormente VASCO Data Security International) son tres actores clave en el mercado DTM y se especializan en firmas digitales. Otras empresas importantes de DTM incluyen Box (BOX), que proporciona almacenamiento en la nube, colaboración en equipo y automatización del flujo de trabajo para empresas;Fluix, que almacena archivos, facilita la colaboración de documentos y convierte documentos en papel en archivos digitales, además de ofrecer firmas electrónicas;y Mi-Corporation, que ofrece soluciones móviles para ayudar a los empleados a recopilar datos, GPS, fotografías, códigos de barras y firmas en el campo.

Hay otras compañías de DTM, por lo que los usuarios potenciales deben comparar costos y características, que cambian con frecuencia. Algunas empresas atienden a pequeñas empresas, mientras que otras se centran en soluciones de nivel empresarial.