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¿Qué es un libro de caja?

Un diario de caja es un libro de caja que contiene todos los recibos y desembolsos de efectivo, incluidos los depósitos y retiros bancarios. Luego, las entradas en el libro de caja se insertan en el libro mayor.

Conclusiones clave

  • Un libro de caja es una subsidiaria de un libro mayor en el que se registran todas las transacciones en efectivo durante un período.
  • El libro de caja se registra en orden cronológico y el saldo se actualiza y verifica de forma continua.
  • Las organizaciones más grandes generalmente dividen el libro de caja en dos partes: el diario de desembolsos de efectivo y el diario de recibos de efectivo.
  • Un libro de caja se diferencia de una cuenta de caja en que es un libro mayor separado en el que se registran las transacciones en efectivo, mientras que una cuenta de efectivo es una cuenta dentro de un libro mayor.
  • Hay tres tipos comunes de libros de caja: columna única, columna doble y columna triple.

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Libro de pago

Cómo funciona un libro de caja

Un libro de caja se configura como una subsidiaria del libro mayor en el que todas las transacciones en efectivo realizadas durante un período contable se registran en orden cronológico. Las organizaciones más grandes suelen dividir el libro de caja en dos partes: el diario de desembolsos de efectivo, que registra todos los pagos en efectivo, y el diario de recibos de efectivo, que registra todo el efectivo recibido en la empresa.

El diario de desembolsos de efectivo incluiría elementos como los pagos realizados a los proveedores para reducir las cuentas por pagar, y el diario de recibos de efectivo incluiría elementos como los pagos realizados por los clientes a las cuentas por cobrar pendientes o las ventas en efectivo.

El objetivo principal de la gestión del libro de caja es eficiente, donde los saldos de caja se determinan fácilmente en cualquier momento, lo que permite a los administradores y contadores de la empresa presupuestar su dinero de manera eficiente cuando sea necesario. También es mucho más rápido acceder a la información de efectivo en un libro de caja que seguir el efectivo a través de un libro mayor.

Libro de caja vs Cuenta de efectivo

Existe una diferencia entre un libro de caja y una cuenta de caja de varias formas. Un libro de caja es un libro mayor separado en el que se registran las transacciones en efectivo, mientras que una cuenta de efectivo es una cuenta dentro de un libro mayor. Un libro de caja sirve tanto para la revista como para el libro mayor, pero una cuenta de caja estructurada es similar a un libro mayor. Los detalles o la información sobre la fuente o el uso de los fondos se requieren en un libro de caja, pero no en una cuenta de caja.

Hay muchas razones por las que una empresa puede registrar transacciones utilizando un libro de caja en lugar de una cuenta de caja. Los saldos de efectivo diarios son fáciles de encontrar y determinar. Los errores se pueden detectar fácilmente mediante verificación, y las entradas se mantienen actualizadas a medida que se verifica el saldo a diario. Con las cuentas en efectivo, los saldos generalmente se liquidan al final del mes siguiente a la emisión del extracto bancario mensual.

Registrado en el libro de caja

Cada transacción en el libro de caja tiene dos lados: débito y crédito. Todos los recibos de efectivo a la izquierda se registran como débito y todos los pagos en efectivo se registran por fecha en el lado derecho como crédito. La diferencia entre los lados izquierdo y derecho muestra el saldo de efectivo disponible, que debería ser un saldo deudor neto si el flujo de efectivo es positivo.

El libro de caja se configura en columnas. Hay tres versiones comunes del libro de caja: columna única, columna doble y columna triple. El libro de caja no muestra columnas sino recibos y pagos en efectivo. El libro de caja muestra una doble columna de cobros y pagos en efectivo, así como detalles de las transacciones bancarias. El libro de caja de triple columna muestra todo lo anterior más información sobre descuentos en compras o ventas.

Los encabezados de las columnas en un libro de caja serán una sola columna típica: fecha, descripción, referencia (o número de folio) y tamaño. Estos encabezados están presentes a la izquierda que muestran los recibos y a la derecha que muestran los pagos. La columna de la fecha es la fecha de la transacción.

Debido a que el libro de caja se actualiza constantemente, estará en orden cronológico por transacción. En la columna del informe, el contador escribe un informe breve o una imitación de la transacción. En el folio de referencia o la columna del libro mayor, el contador ingresa el número de cuenta para la cuenta del libro mayor relacionada. El monto de la transacción se registra en la última columna.