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Diarios generales frente a libros mayores: descripción general

Cuando se trata de rastrear las finanzas comerciales, se puede decir que un sistema de contabilidad de doble entrada que utiliza un libro mayor y un diario general es el mejor método para rastrear los datos financieros generales de una empresa y mantener las operaciones funcionando sin problemas y de manera rentable.

Para comprender correctamente cómo funciona un sistema de registros contables de este tipo, primero se deben comprender las diversas funciones de estas dos partes principales: libros mayores y diarios generales.

Conclusiones clave

  • El diario consta de asientos contables sin procesar que registran las transacciones comerciales, en orden secuencial por fecha.
  • El libro mayor es más formal y rastrea cinco elementos contables principales: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos.
  • Los avances en la tecnología de software han simplificado el proceso de contabilidad y es fácil y eficiente combinar las dos tareas de contabilidad.

Diarios generales

Definido de manera simple, el diario general se refiere a un libro de entrada original, en el que los contables y los tenedores de libros registran las transacciones comerciales sin procesar, de acuerdo con la fecha en que ocurren los eventos. Un diario general es el primer lugar donde se registran los datos, y cada página de la sección tiene columnas divididas por fechas, números de serie, así como registros de débito o crédito.

Algunas organizaciones mantienen diarios especializados, como diarios de compras o diarios de ventas, que registran solo ciertos tipos de transacciones.

Una vez que una transacción se registra en un diario general, los montos se acreditan en las cuentas correspondientes, como las cuentas por cobrar, el equipo y las transacciones en efectivo.

A pesar de los avances en la tecnología del software, siempre será necesario registrar transacciones irregulares en diarios generales, como ventas de activos, deudas incobrables y depreciación.

Libros mayores

Un libro mayor es un libro o archivo que utilizan los contables para registrar todas las cuentas relevantes. El libro mayor describe cinco elementos contables importantes: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos.

Las transacciones que aparecen por primera vez en los diarios se incluyen en las cuentas del libro mayor. Luego, los saldos de las cuentas se calculan y se transfieren del libro mayor a un balance de prueba antes de aparecer en los estados financieros oficiales de una empresa.

Cada elemento contable se muestra como una tabla de dos columnas en forma de T. El custodio generalmente coloca el título de la cuenta en la parte superior de la “T” y registra las entradas de débito a la izquierda y las entradas de crédito a la derecha. A veces, el libro mayor muestra columnas adicionales para detalles como la descripción de la transacción, la fecha y el número de serie.

Consideraciones Especiales

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan software de contabilidad para registrar transacciones en libros de contabilidad y diarios, lo que ha simplificado significativamente estas actividades básicas de mantenimiento de registros. De hecho, la mayoría del software de contabilidad ahora tiene un repositorio central donde las empresas pueden registrar entradas del libro mayor y del diario simultáneamente. Estos avances en tecnología hacen que sea más fácil y menos tedioso registrar las transacciones, y no es necesario que mantenga cada libro de cuentas por separado. La persona que ingresa datos en cualquier módulo del software de contabilidad o teneduría de libros de su empresa puede no estar al tanto de estos repositorios. En muchas de estas aplicaciones de software, la persona que ingresa datos solo necesita hacer clic en un menú desplegable para ingresar una transacción en un libro mayor o diario.