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Es importante que todos los tipos de contables estén familiarizados con el ciclo contable de ocho pasos. Desglosa todo el proceso de las responsabilidades del contable en ocho pasos básicos. Muchos de estos pasos a menudo se automatizan a través de software de contabilidad y programas de tecnología. Sin embargo, puede ser necesario que los contadores de pequeñas empresas trabajen en los libros sin mucho conocimiento técnico y utilicen los pasos manualmente.

Conclusiones clave

  • El ciclo contable es un proceso diseñado para facilitar la contabilidad financiera de las actividades comerciales para los propietarios de negocios.
  • Un ciclo contable suele tener ocho pasos a seguir.
  • El cierre del ciclo contable proporciona informes completos del desempeño financiero a los propietarios de negocios que se utilizan para analizar el negocio.
  • Las ocho etapas del ciclo contable son: identificación de transacciones, registro de transacciones en un diario, registro, balance de prueba sin ajustar, hoja de trabajo, ajuste de entradas del diario, estados financieros y cierre de libros.

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es un proceso básico de ocho pasos para completar las tareas de contabilidad de una empresa. Proporciona una guía clara sobre el registro, el análisis y el informe definitivo de las actividades financieras de una empresa.

El ciclo contable se utiliza de manera integral a lo largo de un período de informe completo. Por lo tanto, mantenerse organizado durante el período de tiempo del proceso puede ser un elemento clave que ayuda a mantener la eficiencia general. Los períodos del ciclo contable variarán según los requisitos de presentación de informes. La mayoría de las empresas intentan analizar su desempeño mensualmente, aunque algunas pueden enfocarse más en los resultados trimestrales o anuales.

Independientemente, la mayoría de los contables estarán al tanto de la situación financiera diaria de la empresa. En general, es importante determinar la cantidad de tiempo para cada ciclo contable porque establece fechas específicas para la apertura y el cierre. Tan pronto como se cierra un ciclo de contabilidad, comienza un nuevo ciclo, reiniciando el proceso de contabilidad de ocho pasos nuevamente.

Comprender la serie de contabilidad de 8 pasos

El ciclo de contabilidad de ocho pasos comienza con cada empresa registrando cada transacción individualmente y termina con un informe completo sobre las actividades de la empresa durante el período de tiempo del ciclo designado. Muchas empresas utilizan software de contabilidad para automatizar el ciclo contable. Esto permite a los contadores programar fechas de ciclos y recibir informes automatizados.

Dependiendo del sistema de cada empresa, se puede utilizar una automatización más o menos técnica. La teneduría de libros generalmente implica algún tipo de soporte técnico, pero se le puede pedir a un contable que intervenga en el ciclo contable en varios puntos.

Por lo general, cada empresa individual tendrá que modificar el ciclo contable de ocho pasos de determinadas formas para ser coherente con el modelo de negocio y los procedimientos contables de su empresa. Las modificaciones de la contabilidad de devengo frente a la contabilidad de caja suelen ser una preocupación importante.

Las empresas también pueden elegir entre la contabilidad de entrada única y la contabilidad de entrada doble. Las empresas requieren una contabilidad de doble entrada para extraer los tres estados financieros principales: el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de efectivo.

Las 8 etapas del ciclo contable

Las ocho etapas del ciclo contable incluyen lo siguiente:

Paso 1: identificar transacciones

El primer paso del ciclo contable es identificar las transacciones. Las empresas tendrán muchas transacciones durante el ciclo contable. Todos ellos deben estar debidamente registrados en los libros de la empresa.

El mantenimiento de registros es esencial para registrar todo tipo de transacciones. Muchas empresas utilizarán tecnología de punto de venta vinculada a sus libros para registrar las transacciones de ventas. Además de las ventas, también existen costos que pueden presentarse de muchas formas.

Paso 2: registrar transacciones en el diario

El segundo paso del ciclo es crear entradas en el diario para cada transacción. La tecnología de punto de venta puede ayudar a unir los pasos uno y dos, pero las empresas también deben realizar un seguimiento de sus costos. La elección entre contabilidad de acumulación o de caja dependerá de cuándo se registren oficialmente las transacciones. Tenga en cuenta que la contabilidad de acumulación requiere hacer coincidir los ingresos con los gastos, por lo que ambos deben registrarse en el momento de la venta.

La contabilidad de caja requiere que las transacciones se registren cuando se recibe o paga el efectivo. La contabilidad por partida doble requiere el registro de dos asientos con cada transacción a fin de administrar un balance general bien desarrollado junto con un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) requieren que las empresas públicas utilicen la contabilidad de acumulación (o devengo) para sus estados financieros.

Con la contabilidad de doble entrada, todas las transacciones tienen el mismo débito y crédito. La contabilidad de entrada individual es comparable a la gestión de una chequera. Informa saldos pero no requiere múltiples entradas.

Paso 3: Publicación

Cuando una transacción se registra como una entrada en el diario, debe contabilizarse en una cuenta en el libro mayor. El libro mayor proporciona un desglose de todas las actividades contables por cuenta. Esto permite que un contable controle la situación financiera y el estado por cuenta. Una de las cuentas a las que se hace referencia con más frecuencia en el libro mayor es la cuenta de efectivo que especifica la cantidad de dinero disponible.

Paso 4: Balance de prueba desequilibrado

Al final del período contable, se calcula un balance de prueba como el cuarto paso del ciclo contable. Un balance de prueba le dice a la compañía sus saldos no ajustados en cada cuenta. El saldo de la prueba no ajustada se traslada al quinto paso para la prueba y el análisis.

Paso 5: hoja de trabajo

El quinto paso del ciclo es analizar la hoja de trabajo e identificar las entradas ajustadas. Se crea una hoja de trabajo y se utiliza para garantizar que los débitos y los créditos sean iguales. Si hay inconsistencias, es necesario hacer ajustes.

Además de identificar cualquier error, puede ser necesario ajustar las entradas para igualar los ingresos y los gastos mientras se usa la contabilidad de acumulación (o devengo).

Paso 6: Ajustar las entradas del diario

En el sexto paso, un contable realiza cambios. Los ajustes se registran como entradas de diario cuando es necesario.

Paso 7: estados financieros

Una vez que la empresa realiza todas las entradas ajustadas, genera sus estados financieros en la séptima etapa. Para la mayoría de las empresas, estos estados incluirán un estado de resultados, un balance general y un estado de flujo de efectivo.

Paso 8: cerrar los libros

Finalmente, una empresa finaliza el ciclo contable en la octava etapa al cerrar sus libros al final del día en la fecha de cierre especificada. Las declaraciones finales proporcionan un informe para el análisis del desempeño durante el período.

Después del cierre, el ciclo contable comienza de nuevo desde el principio con un nuevo período de informe. El cierre suele ser un buen momento para presentar el papeleo, planificar el próximo período del informe y revisar un calendario de eventos y tareas futuros.

La línea de base

El proceso del ciclo contable de ocho pasos facilita la contabilidad a los contables y a los emprendedores ocupados. Puede ayudar adivinar cómo manejar las actividades contables. También ayuda a garantizar la coherencia, la precisión y el análisis eficaz del rendimiento financiero.