¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son costos asociados con viajar para realizar actividades relacionadas con el negocio. Por lo general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos cuando viajan fuera de casa específicamente con fines comerciales. Dichos fines comerciales pueden incluir conferencias o reuniones.
Si bien se pueden deducir muchos gastos de viaje, se excluyen los gastos que no sean razonables, insignificantes o excesivos, o aquellos para fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados están fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén lejos de su «casa de impuestos» (el área general en la que se encuentra su lugar principal de negocios) mucho más allá del trabajo diario normal, y Deben dormir o descansar para satisfacer las demandas de su trabajo mientras están fuera.
Conclusiones clave
- Los gastos de viaje son costos asociados con viajar para realizar actividades relacionadas con el negocio.
- Solo son deducibles los viajes normales y los gastos esenciales; Los gastos que no son normales y necesarios, o que son irrazonables, altos o excesivos, así como los gastos de viaje para fines personales, no son deducibles.
- El IRS considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su «casa de impuestos» mucho más allá de un día laboral normal.
- Ejemplos de costos de viaje incluyen pasaje aéreo y alojamiento, servicios de transporte, costo de comidas y propinas, uso de dispositivos de comunicación.
- Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles a efectos fiscales.
Comprensión de los gastos de viaje
Los registros bien organizados, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a reembolsar a su empleador y ayudar a las empresas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del IRS. Ejemplos de gastos de viaje incluyen:
- Pasajes aéreos y alojamiento con el fin de hacer negocios desde casa.
- Servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes hacia y alrededor del aeropuerto o destino de viaje
- El costo de las comidas y propinas, un servicio de tintorería para la ropa y el costo de las llamadas de negocios durante los viajes de negocios fuera de casa.
- El costo de alquilar una computadora y otros dispositivos de comunicación durante el viaje de negocios
Los costos de viaje no incluyen las tarifas regulares de viaje.
Tipos de gastos de viaje
El uso del vehículo personal de una persona junto con un viaje de negocios, incluido el kilometraje real, los peajes y las tarifas de estacionamiento, se puede incluir como gasto de viaje. El costo de usar vehículos de alquiler puede incluirse como un gasto de viaje solo para la parte del viaje para uso comercial.Por ejemplo, si un viajero visita a un familiar o conocido durante un viaje de negocios, el costo de conducir desde el hotel para visitarlo no califica para las deducciones por gastos de viaje.
Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida que dure más de un año no son deducibles a efectos fiscales. El IRS permite que se manejen otros tipos de gastos normales y necesarios relacionados con los viajes de negocios para fines de deducción. Dichos costos pueden incluir el transporte hacia y desde una comida de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de las tarifas de alquiler de computadoras asociadas con el viaje y el equipaje y los materiales de exhibición utilizados para las presentaciones comerciales. Los gastos de viaje pueden incluir la operación y el mantenimiento de un remolque doméstico como parte del viaje de negocios.
