En este momento estás viendo Obligaciones fiscales para las pequeñas empresas: impuestos sobre la nómina

Uno de los problemas que deben enfrentar los propietarios de pequeñas empresas es mantenerse al día con las innumerables obligaciones de los impuestos locales, estatales y federales. Si bien la mayoría de los propietarios de empresas contratan a un contador o un profesional de impuestos para que se ocupe de los problemas relacionados con los impuestos, es importante comprender el sistema tributario para quienes tienen la responsabilidad final de cumplir con todas las obligaciones tributarias. Esta sección se centrará en las obligaciones de impuestos sobre la nómina del propietario de la empresa.

Obligaciones de impuestos sobre la nómina

Cualquier negocio requiere que los empleados retengan los impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de los empleados y paguen los impuestos federales, estatales y locales correspondientes. Los impuestos que generalmente se retienen de los cheques de pago de los empleados incluyen FICA (impuestos de Medicare y del Seguro Social) e impuestos sobre la renta federales, estatales y locales, si corresponde.

Otras obligaciones de detención incluyen FUTA (Ley Federal de Impuestos por Desempleo) y, en estados como California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, impuestos al seguro por discapacidad. La falta de pago de impuestos o la falta de pago puede resultar en fuertes multas y sanciones, por lo que es importante calcular la cantidad de impuestos sobre la nómina adeudados y pagarlos a tiempo.

Si el propietario de la pequeña empresa no tiene empleados externos pero está incorporado, las reglas anteriores también se aplican a los cheques de pago del propietario, ya que son esencialmente el único empleado de la corporación. Si la empresa no está constituida en sociedad y no tiene empleados, el propietario tendrá que pagar impuestos estimados sobre los ingresos del trabajo por cuenta propia en forma trimestral.

Cálculo de impuestos sobre la nómina

Hay tres pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:

  1. Determinación de trabajadores sujetos a impuestos
  2. Determinación de la paga imponible
  3. Calcular los montos de retención

Trabajadores sujetos a impuestos

Los trabajadores pueden ser empleados independientes o contratistas. Los empleados son tratados como trabajadores sujetos a impuestos sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Los trabajadores generalmente se consideran empleados si tiene derecho a dirigir y controlar la forma en que realizan su trabajo, en lugar de solo los resultados del trabajo.

Sin embargo, las líneas divisorias entre los contratistas independientes y los empleados no siempre son claras. Para ayudar a los dueños de negocios a determinar qué trabajadores son empleados sujetos a impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene reglas de derecho común, que incluyen pruebas de comportamiento, financieras y de relaciones:

Prueba de comportamiento

Un empleado es un empleado donde el empleador tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador. El empleador no tiene que dirigir ni controlar al trabajador, pero tiene derecho a hacerlo.

Pruebas financieras

Esta prueba analiza cuánto control tiene un empleador sobre los aspectos financieros del trabajo. En algunas profesiones, el estatus significativo de un trabajador como contratista independiente respalda un control significativo sobre los suministros utilizados para el trabajo.

La disponibilidad de servicios es una forma segura de diferenciar a un contratista independiente de un empleado. Un contratista independiente no está vinculado a una empresa y puede anunciar servicios; un empleado no puede anunciar servicios a menos que trabaje fuera de la empresa como contratista independiente.

Prueba de relación

Esta prueba se refiere a cómo se sienten el empleador y el trabajador sobre su relación. Si se espera que una relación empleador-trabajador dure hasta el final de un proyecto en particular o por un período de tiempo específico, el trabajador es un contratista independiente. Por otro lado, si la relación no tiene límites ni limitaciones, el trabajador es un empleado sujeto a impuestos.

Pago imponible

Los salarios sujetos a impuestos son una compensación por los servicios prestados y pueden incluir salario, bonificaciones o regalos. Ciertos tipos de compensación, como los reembolsos de gastos comerciales por viajes o comidas, no califican como pago imponible. Para que los costos sean inutilizables, los empleados deben verificarlos mediante recibos o informes de gastos. También deben ser esenciales, razonables y relevantes para los negocios.

Cálculo de retención

Una vez que haya averiguado qué trabajadores califican como empleados sujetos a impuestos y qué salarios son salarios sujetos a impuestos, el siguiente paso es determinar qué debe retener para impuestos federales, estatales y locales, así como FICA y FUTA.

Impuestos federales

Todas las nóminas deben retener los impuestos federales sobre la renta durante el período correspondiente. El IRS tiene dos conjuntos de tablas de impuestos que los empleadores pueden usar para calcular los montos de retención: las tablas de nivel de pago y las tablas de porcentaje.

Las tablas de tramos de pago están segmentadas para cinco períodos de nómina diferentes (diario, semanal, bimestral, bimestral y mensual). Para determinar los montos de retención, los empleadores seleccionan el período de pago y el rango de pago aplicable a los empleados, luego leen la tabla hasta la columna que muestra el número de exenciones reclamadas.

Las tablas de porcentaje están disponibles para ocho períodos de nómina (diaria, semanal, bimestral, quincenal, mensual, trimestral, semestral y anual) y están desglosadas por estado civil. Los empleadores comienzan reduciendo los salarios de acuerdo con el valor de las exenciones reclamadas. Luego usan la tabla correspondiente al estado civil del empleado y observan el monto de la retención según el rango de pago.

Como propietario de un negocio, es su responsabilidad mirar ambos juegos de tablas y decidir cuál es el adecuado para su negocio. Las tablas de porcentaje son más completas, en términos de períodos de nómina, por lo que si se encuentra en una situación en la que se paga a diferentes empleados en diferentes períodos de nómina, entonces la tabla de porcentaje debería ser su tabla preferida. Por ejemplo, si a sus empleados se les paga trimestralmente, las tablas de porcentaje serán más apropiadas que las tablas de categorías salariales. Para obtener estas tablas, llame al IRS o vaya a http://www.irs.gov/ y solicite las Publicaciones 15 y 15-A.

Impuestos estatales

La mayoría de los estados utilizan tablas similares a las tablas de impuestos federales, y puede obtenerlas en la sección de impuestos del sitio web de su estado o comunicándose con Administración de Pequeños Negocios. No tiene que retener impuestos estatales en jurisdicciones que no cobran impuestos estatales sobre los ingresos, como Alaska, Florida, Texas, Wyoming y Washington. Otras excepciones incluyen estados cuyos impuestos sobre la renta de las personas físicas son un porcentaje fijo de los impuestos federales, como Arizona, y donde los impuestos estatales son un porcentaje fijo del salario bruto, como Pensilvania.

FI CA.

La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es una ley federal que requiere que los empleadores retengan los impuestos al Seguro Social y al Medicare de los salarios pagados a los empleados. También requiere que el empleador y el empleado paguen la mitad del impuesto FICA.

Al empleado se le cobran impuestos del Seguro Social y Medicare a una tasa fija del 6.2% para la seguridad social y del 1.45% para Medicare y una tasa fija del empleador del 6.2% y 1.45%, respectivamente, lo que crea una tasa impositiva FICA del 15.3% (12.4% para Seguro Social y 2.9% para Medicare). Los autónomos son responsables de pagar el impuesto completo del 15,3% ellos mismos.

A diferencia de los impuestos federales y estatales, los impuestos FICA no se ven afectados por el número de exenciones de retención reclamadas por el empleado. Simplemente multiplique el pago bruto de salario de un empleado por la tasa de impuestos aplicable para averiguar cuánto debe retener y cuánto debe pagar como empleador.

En 2021, el impuesto al Seguro Social solo se aplica a los primeros $ 142,800 de ingresos, también conocidos como la base de pago del Seguro Social.La base salarial se ajusta anualmente por inflación. El impuesto al Medicare no tiene límite de ingresos.

FUTA

Los impuestos por desempleo, o FUTA, son impuestos pagados únicamente por el empleador. Debe pagar impuestos por desempleo si se aplica alguno de los siguientes casos:

a) Paga un salario de al menos $ 1,500 por trimestre
b) Tiene al menos un empleado en un día determinado durante 20 semanas en un año calendario, independientemente de si las semanas son consecutivas

La tasa impositiva de FUTA es del 6.0% para 2020 y se aplica a los primeros $ 7,000 de salario por empleado. Sin embargo, puede reclamar créditos contra su impuesto FUTA bruto para reflejar los impuestos estatales de desempleo que paga. Si paga sus impuestos estatales de desempleo cuando se vencen, puede reclamar un crédito del 5.4%, lo que efectivamente reduce su tasa de impuestos FUTA al 0.6%.

Uniéndolo

Calcular los impuestos sobre la nómina puede ser muy complicado y es importante enviar los pagos a tiempo para evitar multas y recargos. Los pagos de impuestos federales se pueden realizar en línea a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) o mediante bancos autorizados para aceptar pagos federales. Si usa el último método, todos los pagos deben ir acompañados de un Formulario 8109, que puede obtener llamando al IRS al 1-800-829-4933 o desde Sitio web del IRS.

Los impuestos FUTA generalmente se pagan trimestralmente y los impuestos sobre la renta y FICA se depositan quincenalmente o mensualmente. El IRS generalmente notifica a los dueños de negocios al final de cada año detallando el método que se utilizará para el próximo año.

En general, la puntualidad de un depósito está determinada por la fecha en que se recibe. Sin embargo, un depósito por correo electrónico recibido después de la fecha de vencimiento se considerará oportuno si puede establecer que se envió al menos dos días antes de la fecha de vencimiento. Para obtener más información sobre las obligaciones de nómina de los empleadores de pequeñas empresas, visite http://www.irs.gov/ o llame a la línea de ayuda en vivo del IRS para empresas al 1-800-829-4933.