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¿Qué son los pagos por día?

Los pagos por día son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los gastos incurridos en un viaje de negocios. Los costos comerciales generalmente incluyen alojamiento, transporte, comida y cualquier otro costo adicional. Per diem – el término en latín para «por día» – también se refiere a un sistema de compensación estructurado en el que se paga a un empleado por día, en lugar de por horas o mensualmente.

Conclusiones clave

  • Los pagos por día son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los gastos incurridos en un viaje de negocios.
  • Los pagos diarios son útiles cuando los empleados incurren en gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc.
  • Las empresas pueden ofertar viáticos en forma de tarjetas de crédito de la empresa, cobertura de costos total o parcial o tarifas fijas diarias.
  • La mayoría de las empresas utilizan la tasa estándar establecida por el gobierno federal como guía para sus propios ensayos.

Comprensión de los pagos diarios

Los pagos por día son útiles para algunos puestos de trabajo que requieren viajes extensos, lo que hace que los empleados incurran en gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las empresas cuentan con varios sistemas para cubrir estos costos:

  • Tarjetas de crédito de la empresa: Algunas empresas emiten tarjetas de crédito a sus empleados. Esto les permite pagar los gastos comerciales de inmediato mientras están en el trabajo sin costo alguno para ellos.
  • Cobertura total o parcial de costos: Si bien algunas empresas cubren completamente los costos de los empleados, algunas empresas solo ofrecen pagos por día para los costos parciales, específicamente para cosas como alojamiento, comida y viajes.
  • Cantidades fijas: Muchas empresas ofrecen una tarifa diaria específica para sus empleados. Se espera que los empleados cubran todos o parte de sus gastos con esto a diario.

El pago de viáticos también se refiere a la estructura de compensación que reciben algunos trabajadores. Los trabajadores con una estructura de viáticos reciben su paga por día o por la cantidad de trabajo realizado. Estos tipos de trabajadores suelen tener contratos temporales o de corta duración, en lugar de trabajos a tiempo completo. Los trabajadores de la salud y los maestros suplentes son ejemplos de trabajadores en el programa de pago de viáticos.

Consideraciones Especiales

Las dietas de la mayoría de los empleados del gobierno federal deciden Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA). Las empresas con una política de pago de viáticos para gastos comerciales utilizan esta tarifa de viáticos federal como guía. Las tarifas estándar para viajes nacionales e internacionales entrarán en vigor el 1 de octubre de cada año. Si bien las tarifas establecidas por el gobierno de los EE. UU. Se basan en el costo de vida en una ciudad de la empresa, puede establecer sus tarifas más altas o más bajas que la tarifa estándar.

Los pagos por día requieren más que la tasa estándar para que el empleado pague el exceso de impuestos. El pago en exceso se incluye en el recuadro 12 del formulario W-2. El no presentar un informe de gastos comerciales al empleador dentro de los 60 días generalmente resulta en un desembolso de impuestos por día completo.

Los empleados deben pagar impuestos por cualquier monto por encima de la tasa estándar por día.

Los pagos por día no son parte del pago de un empleado si el pago es igual o menor que la tarifa federal por día y el empleado informa los gastos comerciales a su empleador. Los pagos generalmente se incluyen como ingresos no sujetos a impuestos para los empleados y se muestran por separado de los ingresos sujetos a impuestos en el Formulario W-2. El informe de gastos comerciales debe presentarse al empleador dentro de los 60 días posteriores al final del viaje y debe proporcionar detalles del propósito del viaje, la fecha y el lugar, así como los recibos de los gastos de bolsillo.

Dietas para autónomos

Los trabajadores por cuenta propia solo pueden utilizar una tarifa diaria para el costo de las comidas. Al igual que otros empleados, los autónomos deben llevar un registro de los informes de gastos que muestren la fecha, la ubicación y el propósito del viaje de negocios. También es posible que se requieran recibos, pero en los casos en que no lo sean, es una buena idea conservarlos.

Tipos de pagos por día

Las empresas manejan los pagos por día de manera diferente. Como se mencionó anteriormente, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir gastos totales o parciales, ofrecer tarifas fijas o requerir que los empleados cubran los gastos de su bolsillo para un reembolso posterior.

Los pagos diarios pueden cubrir todos o parte de los costos comerciales. Las empresas pueden utilizar una tarifa diaria para el alojamiento y las comidas, o una tarifa diaria para cubrir solo las comidas. Una porción de viáticos, por ejemplo, puede cubrir $ 100 en total para cubrir una comida, y los gastos de alojamiento y eventos se pagan de su bolsillo. Algunas empresas realizan pagos diarios mediante cheques con el empleado como una indicación de que es independiente de los ingresos del empleado.

Tarifas fijas

Una empresa que ofrece un método fijo por día para los gastos comerciales generalmente paga una cantidad fija por día al empleado. Por ejemplo, un pago diario por un consultor de tecnología de la información (TI) que trabaja durante una semana en otra ciudad podría ser de $ 200 por día: $ 100 por alojamiento, $ 50 por comida y $ 50 por gastos imprevistos.

Los costos contingentes son costos que no se identifican específicamente sino que están determinados por la preferencia de los empleados. Los costos adicionales pueden incluir costos de transporte, servicio de lavandería, Internet, servicio a la habitación, propinas para el servidor, etc. Si un empleado usa su automóvil personal en un viaje de negocios, se le reembolsará según la tasa de reembolso de millas del Servicio de Impuestos Internos (IRS), una tasa opcional que se utiliza para calcular los costos deducibles de operar un vehículo con fines comerciales.

Fuera del presupuesto

En los casos en que los empleados deben pagar sus gastos por adelantado y por su cuenta, las empresas suelen estar obligadas a presentar reclamaciones. Si se permiten reclamos por gastos de bolsillo, las empresas emiten un reembolso a sus empleados por los gastos comerciales. Este método lleva más tiempo, ya que requiere que el personal revise los reclamos y recibos, apruebe o rechace las solicitudes de reembolso y emita pagos a los empleados.

Beneficios de los pagos diarios

Las empresas que utilizan pagos iniciales diarios y / o tarjetas de crédito de la empresa ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y archivar los recibos. Si se ha cubierto el pago de viáticos y el costo es inferior al monto de viáticos, se permite el pago sin necesidad de documentación. Si la comida asignada al empleado cuesta $ 100 por día, cualquier cantidad gastada igual o inferior a $ 100 por día no requiere recibos comerciales. El empleado gasta más de esta cantidad en alimentos, sin embargo, los recibos deben presentarse en su departamento de recursos humanos (RR.HH.).

¿Qué pasa con el dinero extra? Los empleados pueden quedarse con el dinero no gastado. Esto puede ser un incentivo para que los empleados gasten en beacon y quieran ahorrar algo de dinero.