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¿Qué es un plan de pago?

Término genérico para diferentes tipos de planes que reembolsan a los empleados por diferentes tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos costos pueden incluir gastos médicos, de automóvil, viajes, comidas y entretenimiento. Los empleadores inician planes de reembolso para permitirles pagar una cantidad más precisa de los costos incurridos por los empleados, en lugar de tener que proporcionar una asignación amplia o una mayor compensación para cubrirlos.

Comprensión de un plan de pago

Los planes de pago pueden adoptar muchas formas, como planes contables y no responsables, beneficios complementarios de minimis o asignaciones por kilometraje del automóvil y gastos de viaje. Los empleados no pueden hacer deducciones personales de ningún tipo sobre los gastos cubiertos por un plan de reembolso. Los empleados deben presentar registros de gastos suficientemente detallados a través de registros o recibos para que los empleadores puedan deducir los reembolsos.

La Publicación 535 del IRS, Costos comerciales, establece: “Para ser deducible, el costo comercial debe ser normal y necesario. Un costo común es aquel que es común y aceptado en su industria. Un gasto que sea útil y apropiado para su comercio o negocio es un gasto esencial. El costo no tiene que ser absolutamente necesario para ser considerado necesario.

Algunos estados, como California, requieren que los empleadores reembolsen los gastos razonables relacionados con el trabajo, y no es necesario que cualquier reembolso de los gastos recibidos se declare como salario o ingreso. Para que esto suceda, los empleadores deben establecer un plan por escrito y responsable, y los empleados deben presentar los costos debidamente documentados según ese plan. Esto se hace para garantizar que los registros de costos se mantengan adecuadamente de manera oportuna y precisa. Muchas empresas cuentan con contadores o defensores del empleo que certifican los costos y garantizan informes y deducciones adecuados.

Un desglose de algunos ejemplos comunes de costos en el lugar de trabajo que requerirían un reembolso por parte del empleador incluye:

  • Transporte: El costo de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los gastos de vehículos, comidas, alojamiento y cualquier gasto de entretenimiento que cumpla con los criterios detallados en Publicación del IRS 463, Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles. Un gran número de empleadores reembolsará a los empleados que utilicen sus vehículos personales para fines comerciales a una tarifa estándar por millaje, establecida anualmente por el IRS. Por ejemplo, la tasa de millaje federal promedio para una empresa en 2021 es de 56 centavos por milla (57,5 centavos por milla para 2020). Los costos normales de desplazamiento entre el hogar y el lugar de trabajo de un empleado normalmente no se consideran reembolsables.
  • Suministros: Todos los bienes esenciales adquiridos por un empleado pueden reembolsarse al costo, siempre que se reembolsen de conformidad con un plan responsable.
  • Comida y entretenimiento: Los gastos de comidas y entretenimiento incurridos en la casa de impuestos de un empleado son reembolsables, a menos que las comidas / entretenimiento en cuestión tengan propósitos comerciales legibles.