¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es un plan que sigue las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos comerciales que no incluyen el reembolso como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retención de impuestos ni informes W-2. Sin embargo, estos costos deben estar relacionados con el negocio para estar bajo un plan responsable.
Conclusiones clave
- Un plan responsable es un proceso para reembolsar a los empleados los gastos relacionados con el trabajo.
- Los planes contables no están sujetos a impuestos, ya que no se consideran una forma de compensación laboral.
- Los costos solo se pueden considerar como parte de un plan responsable si se relacionan con el negocio, se informan con precisión y se reembolsan los pagos en exceso.
- Si el costo del reembolso se considera no contable, está sujeto a impuestos por parte del IRS. Los fondos adicionales normalmente deben devolverse dentro de los 120 días.
Cómo funciona un plan responsable
Un plan responsable es diferente de un plan no responsable. Si un plan de reembolso comercial no sigue los requisitos del IRS para un plan responsable, el plan no es responsable y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe informarse en el formulario W del empleado. .
De acuerdo con las reglas del IRS, bajo un plan responsable, los costos se reembolsan si están relacionados con el negocio y se contabilizan adecuadamente. Además, los montos pagados en exceso de los costos reales deben devolverse a la empresa dentro de un plazo específico. Los costos relacionados con el negocio incurridos por los empleados incluyen cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. Los empleados deben contabilizar adecuadamente los gastos con registros y devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un período de tiempo razonable.
Los empleadores no están obligados a enviar detalles de su plan al IRS, pero deben poder demostrar que cumplen con los requisitos de un plan responsable.
Los empleadores a menudo pueden utilizar requisitos de planes de contabilidad más estrictos que los puestos del IRS.
Requisitos del plan responsable
Los requisitos para un plan responsable son que estén relacionados con el negocio, que los costos de los empleados se tengan en cuenta adecuadamente para su empleador de manera razonablemente oportuna y que cualquier reembolso en exceso debe devolverse al empleador dentro de un período de tiempo razonable.
Para considerar los gastos relacionados con el negocio, deben cumplir (en términos generales) los siguientes requisitos: que los costos se deben incurrir durante el empleo y que cualquier costo se contabilice adecuadamente entre los gastos personales y los negocios como tales, compartiendo el costo entre empleador y empleado. Un ejemplo común es un automóvil personal utilizado para viajes de negocios: en ese caso, se puede esperar que un empleado contabilice los miles incurridos durante su transporte personal y relacionado con el trabajo, dividiendo los costos según corresponda.
La contabilidad adecuada generalmente está sujeta a la confirmación de un tercero para demostrar que los fondos de los empleados estaban relacionados con una empresa. Los recibos son un tipo común de evidencia de terceros que los empleados usarán para demostrar la legitimidad de su solicitud de financiamiento. Sin embargo, hay excepciones a esta regla, incluidos los casos de costos no relacionados con el alojamiento de menos de $ 75, el reembolso de una comida que se ajusta a los estándares del IRS por día y los costos de transporte que son difíciles de probar como pago oficial, como los taxis. , subterráneos y autobuses. En general, se espera que los fondos de reembolso excesivos se devuelvan al empleador dentro de los 120 días posteriores al pago.
