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Impuestos/ Tax Laws & Regulations

Propósito del formulario W-9

Las empresas utilizan el Formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación y Certificado de Contribuyente, para obtener información de los proveedores que emplean como contratistas independientes (también conocidos como autónomos).Cuando una empresa paga $ 600 o más a un contratista durante un año fiscal, debe informar estos pagos al Servicio de Impuestos Internos (IRS), utilizando una declaración de información llamada Formulario 1099-MISC.Las empresas utilizan el nombre, la dirección y el número de Seguro Social o el número de identificación fiscal proporcionado por los contratistas en el Formulario W-9 para completar esa devolución de información. Ni el remitente ni el destinatario deben enviar una copia al IRS.

Las empresas que contratan a contratistas independientes no retienen el impuesto sobre la renta ni pagan impuestos de Medicare o del Seguro Social a sus contratistas independientes, como lo hacen con sus empleados. En cambio, los contratistas son responsables de estas obligaciones. Sin embargo, el IRS todavía quiere saber cuánto han recibido estos contratistas para asegurarse de que paguen los impuestos que se les adeudan y utiliza el formulario 1099-MISC para recopilar esta información.Las empresas no envían el formulario W-9 al IRS.

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Propósito del formulario W-9

Información requerida en el formulario W-9

El formulario W-9 solicita el nombre del contratista independiente, el nombre comercial (si es diferente), la entidad comercial (propiedad única, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u «otro») e impuesto comercial número de identificación (o número de seguro social, para propietarios que no utilizan un número de identificación fiscal separado).

El formulario W-9 le pide a la persona que lo completa que confirme que no está sujeto a una retención adicional. La mayoría de los contribuyentes no lo hacen, pero si lo hacen, la empresa que emplea al contratista independiente tendrá que retener el impuesto sobre la renta del pago de ese contratista a una tasa fija del 24% (para los años fiscales 2018-2025) y enviarlo al IRS.

Dado que el formulario W-9 requiere la inclusión de una identificación fiscal o un número de seguro social, tanto la persona que lo completa como la compañía que lo recibe deben protegerlo cuidadosamente durante y después de la transmisión.

Cuándo no debe completar un W-9

Un contratista independiente que reciba un W-9 inesperado debería ser reacio a completarlo e investigar si el solicitante tiene una razón legítima para solicitar este formulario. Las instituciones financieras a veces usan el Formulario W-9 para solicitar información de un cliente cuando necesitan reportar dividendos o intereses.Tenga cuidado aquí: la institución financiera probablemente ya debería tener su número de identificación fiscal desde el momento en que abrió la cuenta.

Otro caso en el que debe dudar antes de completar el formulario W-9 es si su empleador es la empresa que le pide que lo haga y se cree que está clasificado como empleado, no como contratista independiente. La diferencia es sustancial.

¿Empleado o contratista independiente?

Si es un empleado, su empleador retendrá los impuestos sobre la renta, retendrá y pagará los impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagará el impuesto de desempleo sobre su salario. Si es un contratista independiente, no. Esto significa que usted será responsable de la parte que le corresponde al empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare, y que no será elegible para la compensación por desempleo si lo despiden.

Un empleador sin escrúpulos o con dificultades económicas puede tratar de clasificar a un empleado como contratista independiente para ahorrar dinero. Si está clasificado como un contratista independiente, los «ahorros» fiscales de su empleador saldrán de su bolsillo como impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. También será responsable de calcular y pagar sus impuestos estimados cuatro veces al año y de completar el Anexo C cuando presente su declaración anual de impuestos.

No siempre está claro si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, pero en general, cuanto más control tiene la empresa sobre lo que hacen los trabajadores y cómo lo hacen, es más probable que sean empleados. Si su sentido de Spidey comienza a hormiguear cuando alguien que ha contratado lo llama un contratista independiente, es una buena señal, y debe investigar la situación más a fondo. Empiece por revisar el Discusión del IRS sobre la diferencia entre los dos. Si es un empleado, debe completar el Formulario W-4, no el Formulario W-9.

A continuación, se muestra un ejemplo de cuándo un empleador podría cambiar legítimamente su estado de empleado a contratista independiente. Usted es programador y se le pide que venga a la oficina de 9 a. M. A 6 p. M., De lunes a viernes. La empresa proporciona su escritorio y computadora.

A partir del próximo mes, se le pedirá que proporcione su computadora. Podrás trabajar desde casa o donde quieras, y podrás completar el trabajo en las horas que necesites, siempre y cuando tus tareas se realicen a tiempo y respondas a tus llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con el trabajo a tiempo.

Preguntas frecuentes W-9

¿Cómo sé si estoy sujeto a una retención adicional?

¿Le ha enviado el IRS una carta en la que le informa que está sujeto a una retención adicional obligatoria? Esto puede suceder si no ha declarado previamente todos sus intereses y dividendos en una declaración de impuestos. Si no ha recibido esta carta y proporciona su número de identificación fiscal a un solicitante del Formulario W-9, no está sujeto a la retención adicional. Si está sujeto a retención de reserva, complete el punto dos en la sección dos del formulario W-9 antes de enviarlo.

¿Cuál es la forma más segura de enviar un formulario W-9?

Si puede entregar el documento en persona, está bien. De lo contrario, una opción es utilizar un servicio en línea gratuito para encriptar su Formulario W-9 completado y devolverlo de manera segura al solicitante. También puede utilizar un servicio de cifrado para compartir archivos.

Otra opción es enviarlo a través de un servicio como FedEx, UPS o el servicio postal, aunque no hay garantía de que su formulario no se pierda, sea robado o manipulado en el camino.

Tampoco hay garantía de que el destinatario almacene el formulario de forma segura, incluso si lo envía de forma segura, por lo que es posible que desee solicitarlo con anticipación.

¿Mi negocio es una entidad exenta?

Si es propietario único, probablemente no. Si es una corporación, podría serlo, si califica para el estado de exención de impuestos del IRS.

Tengo un número de identificación de empleador (EIN) y un número de seguro social. ¿Qué número debo ingresar en el formulario?

Si es propietario único, puede ingresar cualquiera de ellos. Si su empresa es una LLC clasificada como corporación o sociedad, use el EIN de la entidad. Si su empresa es una LLC de un miembro que es una entidad indiferente, ingrese su SSN o EIN (no el EIN de la entidad).

¿Puedo negarme a completar el formulario W-9?

Definitivamente. Si se niega en respuesta a una solicitud legítima, su cliente retendrá impuestos de su pago a una tasa del 24%.El departamento de contabilidad también puede sentir dolor por usted y decirle a su contacto que se niegue a hacer negocios adicionales con usted. Las empresas del IRS están fuertemente obligadas a obtener un Formulario W-9 completo de cualquier persona a quien le paguen $ 600 o más durante el año. Se pueden imponer multas si no cumple.

Sin embargo, si cree que la persona que solicita el formulario no tiene nada que hacer, probablemente sea una buena idea rechazarlo. Si está preocupado, pregúntele a un profesional de impuestos qué debe hacer.

Aparte de un cliente, ¿quién puede pedirme que complete un formulario W-9?

Un banco, una casa de bolsa, una institución crediticia que canceló una deuda con usted o un emisor de premios que lo ganó, todos pueden preguntar.Si es un invitado de «Ellen» durante la promoción «12 días de obsequios» y los productores del programa de entrevistas le piden que complete el formulario W-9 antes de irse, es seguro asumir que la solicitud es legítima. Si recibe un correo electrónico que dice que ganó un premio para un concurso en el que no recuerda haber participado, es posible que no desee darle a esa persona un W-9.

Tenga cuidado con las estafas de phishing W-9. Si recibe una solicitud por correo electrónico en el formulario W-9 y no está seguro de que sea legítima, comuníquese con el remitente designado por teléfono (y no use ningún número de teléfono en el correo electrónico sospechoso) para preguntar si la solicitud es válida. Los atacantes son sofisticados y pueden enviar un mensaje que parezca que proviene de su banco o incluso de su cliente. Y si recibe un correo electrónico del IRS, definitivamente es un intento de phishing, y debe reenviar el correo electrónico a phishing@irs.gov. El IRS no inicia contacto con los contribuyentes por correo electrónico.

La línea de base

Hay formularios W-9 para contratistas independientes, también conocidos como autónomos. Es importante completar el formulario correctamente, pero solo si está seguro de que es el formulario correcto para enviar y de que la solicitud es legítima.