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¿Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de certificar que hay dos registros separados de transacciones en una cuenta idéntica. La resolución de cuentas la realizan tanto instituciones como particulares. A nivel institucional, los bancos y corredores deben realizar una revisión interna de las transacciones entre sus asientos del libro mayor y sus registros de cuentas individuales. La resolución de cuentas puede ayudar a las organizaciones a informar errores contables que podrían dar lugar a errores, engaños o pérdidas de dinero. Gracias a la automatización informática, este proceso es mucho más rápido que nunca.

Conclusiones clave

  • La resolución de cuentas asegura que dos registros de transacciones sean justos y equitativos.
  • Las instituciones y las personas equilibran la conciliación de cuentas de cheques y se aseguran de que los registros sean coherentes con los extractos.
  • La resolución de cuentas bancarias es una función regulatoria y de cumplimiento.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la resolución de cuentas corporativas. Antes de Sarbanes-Oxley, las normas contables no tenían en cuenta la necesidad de aplicar las mejores prácticas en la conciliación de cuentas. Ahora, las empresas se mantienen con estándares mucho más altos de controles internos y procedimientos de auditoría.

La reconciliación también ocurre cuando un cliente de un banco o corredor confirma que sus registros personales coinciden con los reportados en los estados de cuenta periódicos. A nivel individual, equilibrar una chequera es una forma de conciliación de cuentas. El término también puede referirse al balance de libros y registros comerciales con programas de software y entradas de datos.

Comprensión de la resolución de cuenta

Para las instituciones más grandes, a menudo se contratan terceros externos para resolver una cuenta, lo que proporciona un nivel de objetividad a la revisión. La preparación de cuentas es una función reguladora y de cumplimiento clave dentro de las instituciones financieras, y es un enfoque clave para los reguladores externos en sus auditorías de rutina de la empresa. Los clientes de estas empresas deben mantener un registro preciso e informar las discrepancias con prontitud. Con la llegada de los sistemas informáticos para registrar las transacciones y posiciones de los clientes, a menudo existe una solución para arreglar pequeñas discrepancias de unos pocos dólares, o incluso centavos, entre una fuente y otra. Cuanto más tiempo se revele un error, más difícil será resolver ambos registros.

Cómo funciona la conciliación de cuentas

A nivel organizacional, la resolución de cuentas se puede realizar siguiendo un proceso simplificado. Primero, se debe recopilar toda la información contable necesaria. Luego, los extractos bancarios de la empresa se comparan con el libro mayor. Cualquier deducción pendiente en el libro mayor de la compañía debe deducirse del saldo de cierre y los depósitos pendientes deben agregarse al saldo de cierre. Si hay interés en la cuenta, debe calcularse. Los cheques pendientes deben deducirse, junto con los errores bancarios, como débitos o créditos inexactos, y cargos por servicios bancarios. Por último, el estado de cuenta de la empresa y el libro mayor deben mostrar el mismo saldo final. Cualquier error que quede al final del proceso debe investigarse verificando que todas las transacciones estén registradas en el libro mayor y que se contabilicen los depósitos pendientes y los cheques pendientes.

Las personas pueden resolver sus cuentas personales mediante un proceso similar. En lugar de un libro mayor, compararían sus estados de cuenta bancarios u otros estados de cuenta financiera con un registro de débito y crédito personal, como una lista de verificación. Sin embargo, gracias al advenimiento de la banca en línea y al declive de los cheques de papel, muchas personas ya no liquidan las cuentas de la mayoría de sus cuentas financieras y dependen de sus bancos para mostrar el saldo final correcto en los portales de banca en línea.