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Mergers & Acquisitions/ Finanzas Corporativas y Contabilidad

Sala de datos virtual (VDR)

¿Qué es una sala de datos virtual?

Una sala de datos virtual (VDR) es un repositorio en línea seguro, también conocido como sala de manipulación para almacenar y distribuir documentos. Por lo general, se utiliza durante el proceso de diligencia debida antes de una fusión o adquisición para revisar, compartir y divulgar la documentación de la empresa.

Conclusiones clave

  • Las salas de datos virtuales, o VDR, son una forma segura de almacenar documentos a los que pueden acceder varias personas al mismo tiempo.
  • Las empresas suelen utilizar VDR cuando se fusionan, trabajan en un proyecto o en otra empresa conjunta que requiere acceso a datos compartidos.
  • Los VDR se consideran más seguros que los documentos físicos, ya que no hay riesgo de que se pierdan en tránsito o se destruyan accidentalmente.
  • Los VDR suelen contener acciones como copiar, imprimir y reenviar deshabilitadas.

Comprensión de los datos de las salas virtuales

Las salas de datos virtuales están reemplazando las salas de datos físicas que se utilizan tradicionalmente para divulgar y compartir documentos. Con la globalización empresarial y un mayor escrutinio para reducir costos, las salas de datos virtuales son una alternativa atractiva a las salas de datos físicas. Las salas de datos virtuales son ampliamente accesibles, instantáneamente disponibles y más seguras.

A medida que aumentan los problemas de seguridad y aumentan los incidentes con violaciones, los proveedores de VDR están desarrollando una base de datos más sofisticada y confiable. Las licitaciones públicas iniciales (OPI), las operaciones de auditoría y otras asociaciones o empresas que necesitan colaborar y compartir información utilizarán salas de datos virtuales.

Utiliza salas de datos virtuales

Los procedimientos de fusiones y adquisiciones (M&A) son el uso más común de los VDR. Estas tiendas brindan un lugar para la debida diligencia requerida durante la finalización del mercado. Estas transacciones comerciales involucran muchos documentos, muchos de los cuales son confidenciales y contienen información sensible. El uso de VDR es una forma segura y confiable para que todas las partes interesadas revisen e intercambien documentos en las negociaciones.

Las empresas a menudo trabajan juntas para producir y fabricar productos durante la construcción de un edificio y para ofrecer servicios. A menudo se requieren contratos y transmisión de datos para formar y mantener estas relaciones comerciales. Las salas de datos virtuales proporcionan el almacenamiento de estos contratos y proporcionan fácilmente los documentos necesarios para buscar asociaciones comerciales. Por ejemplo, los cambios realizados por un ingeniero en los planos estructurales están disponibles de inmediato para todos los contratistas involucrados en el proyecto.

La práctica de auditar, cumplir y auditar empresas es una práctica común en todos los negocios. Este proceso suele ser un problema porque los trabajadores tienen que interactuar con controladores y adaptadores externos. Además, hoy en día muchas empresas tienen oficinas en ubicaciones remotas y en todo el mundo en diferentes zonas horarias.

El uso de una sala de datos virtual permite que los abogados, contables, controladores internos y externos y otras partes interesadas tengan un punto de acceso centralizado. Reduce errores y proporciona un sistema central. También proporciona transparencia en la comunicación. Dependiendo del tipo de auditoría, el nivel de acceso y autoridad varía.

Ofrecer una oferta pública inicial (OPI) es una tarea abrumadora que requiere una cantidad increíble de papeleo. Al igual que las auditorías, la transparencia es fundamental. Las empresas necesitan crear, intercambiar, mantener y gestionar grandes volúmenes de documentos. Debido a la naturaleza de la transacción, la mayoría de los usuarios tendrán acceso limitado, como «solo ver». La capacidad de copiar, reenviar o imprimir puede estar prohibida.

Alternativa a VDR

Si bien las salas de datos virtuales ofrecen muchos beneficios, no son adecuadas para todas las industrias. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden optar por seguir utilizando salas de datos físicas para el intercambio de información altamente confidencial. El daño de posibles ataques cibernéticos y violaciones de datos supera los beneficios que ofrecen las salas de datos virtuales. Las consecuencias de tales procedimientos podrían ser catastróficas si las partes reciben una amenaza de información clasificada. En tales casos, no se considerará el uso de VDR.