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Contabilidad/ Finanzas Corporativas y Contabilidad

Sistema de información contable (AIS)

¿Qué es un sistema de información contable (AIS)?

Un sistema de información contable (AIS) es la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para reportar información a inversionistas, acreedores y autoridades fiscales. Por lo general, es un método basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnología de la información. AIS combina prácticas contables tradicionales, como el uso de principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), con modernos recursos de tecnología de la información.

Cómo se utilizan los sistemas de información contable (AIS)

Hay varios aspectos que son importantes en el ciclo contable de un sistema de información contable. Si bien la información contenida en un sistema varía entre industrias y volúmenes comerciales, un AIS típico incluye datos relacionados con ingresos, gastos, información de clientes, información de empleados e información fiscal. Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, solicitudes de compra, facturas, listas de verificación, inventario, nómina, libro mayor, balance de comprobación e información de estados financieros.

Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información. Esta estructura de base de datos generalmente se programa con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos. AIS tiene muchos campos para ingresar datos, así como para editar datos almacenados previamente. Además, los sistemas de información contable suelen ser plataformas altamente patrocinadas y se toman medidas preventivas contra virus, piratas informáticos y otras fuentes externas que intentan recopilar información. La ciberseguridad se está volviendo cada vez más importante a medida que más y más empresas almacenan sus datos de forma electrónica.

Los diversos productos de los sistemas de información contable reflejan la flexibilidad de sus capacidades de manipulación de datos. AIS produce informes que incluyen informes sobre la antigüedad de las cuentas por cobrar basados ​​en la información del cliente, programas de depreciación para activos fijos y balances de prueba para informes financieros. También se pueden reproducir listas de clientes, cálculos de impuestos y niveles de inventario. Sin embargo, la correspondencia, los memorandos o las presentaciones no se incluyen en el AIS porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros o la contabilidad de una empresa.

Ventajas de los sistemas de información contable

Interfaz interdepartamental

Un sistema de información contable intenta interactuar entre varios departamentos. Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas. El equipo de gestión de inventario utiliza esta información para contar el inventario y comprar materiales. Una vez que se compra un inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas a pagar de la nueva factura. AIS también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de fabricación, envío y servicio al cliente estén al tanto de la venta.

Controles internos

Una parte integral de los sistemas de información contable son los controles internos. Se pueden implementar políticas y procedimientos dentro del sistema para garantizar que la información confidencial sobre clientes, proveedores y negocios se mantenga dentro de una empresa. Al utilizar permisos de acceso físico, requisitos de inicio de sesión, registros de acceso, autorizaciones y segregación de funciones, los usuarios solo pueden limitarse a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.