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¿Qué es un sistema electrónico de reuniones?

Un sistema electrónico de reuniones (EMS) es un software diseñado para fomentar la resolución de problemas y la toma de decisiones dentro de un grupo. Las características estándar de los sistemas de reuniones electrónicos incluyen lluvia de ideas electrónica (generalmente en formato anónimo), procesamiento paralelo, herramientas de discusión y votación. Las características únicas de EMS trascienden los límites de las reuniones cara a cara tradicionales, como la falta de participación, la crítica y el dominio de los eventos por parte de unos pocos miembros.

Una reunión electrónica es cualquier reunión que se realiza en línea. Los sistemas electrónicos de reuniones (EMS) pueden proporcionar la plataforma de software para facilitar las reuniones electrónicas, lo que permite una mayor participación de trabajadores potencialmente muy geográficamente o muy cuidadosos en una reunión de empresa tradicional.

Comprensión de los sistemas de reuniones electrónicos

Los sistemas de reuniones electrónicos (EMS) son diferentes de los sistemas de reuniones web o de videoconferencia, aunque ambos tienen algunas características comunes y se complementan entre sí en el lugar de trabajo moderno. EMS ofrece muchos beneficios a organizaciones y usuarios, como menores costos de viaje, mayor participación, anonimato ofrecido por el sistema, menos interrupciones en comparación con las ocupadas reuniones de la oficina y una mejor disponibilidad de los participantes.

Estas ventajas compensan con creces la principal desventaja de tales sistemas, a saber, la falta de contacto personal e interacción humana. Existen claros beneficios de poder leer el lenguaje corporal y hacer contacto visual mientras se comunica con los demás. EMS suele bloquear o al menos limitar este tipo de interacción. Otra desventaja de EMS es el riesgo de interferencia tecnológica o electrónica, si la conectividad digital se vuelve inestable o incluso si se implementa.

Conclusiones clave

  • Un sistema de reuniones electrónico (EMS) es una plataforma de software que proporciona un espacio de reunión digital para la colaboración en grupo, la resolución de problemas y la provisión de comentarios anónimos, entre otras características.
  • Los sistemas electrónicos de reuniones ayudan a las empresas a reducir los costos de viaje y facilitar la participación porque todo es anónimo y accesible desde donde se encuentre el trabajador.
  • EMS no puede reemplazar el contacto personal que puede facilitar una reunión más tradicional; EMS también es vulnerable si una instalación tiene problemas de conectividad, lo que dificulta la comunicación en línea.

Ejemplo de sistemas de reuniones electrónicos

EMS puede diseñarse para fines limitados o específicos, como presentaciones de ventas y capacitación. Un ejemplo de un uso potencial de un EMS es cuando una empresa planea lanzar un nuevo producto en un intento de probar el atractivo potencial entre los empleados que tienen la experiencia y el conocimiento para ser objetivos sobre la oferta propuesta. Mediante un sistema de reuniones electrónico, los participantes pueden compartir opiniones y críticas libres de conflictos potenciales y pensamiento grupal que de otra manera podrían influir en las respuestas.