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¿Qué cuentas por pagar?

Estrictamente definido, el término comercial «cuentas por pagar» se refiere a un pasivo, cuando una empresa debe dinero a uno o más acreedores. Algunas personas creen erróneamente que las cuentas por pagar se refieren a los costos normales de las operaciones centrales de una empresa, pero esa es una interpretación incorrecta del término.

El saldo de las cuentas por pagar de la empresa es un dato estadístico común que se incluye en el informe de gastos del estudio solo cuando se revisan los estados financieros generales de una empresa. Las cuentas por pagar para el análisis son, por lo tanto, una métrica crítica cuando se debe considerar una empresa para una posible actividad de fusión o adquisición. Los costos de la empresa también se incluyen en los estados financieros de una empresa. Y aunque las cuentas por pagar y los gastos ciertamente están interrelacionados, son conceptos esencialmente independientes.

Conclusiones clave

  • Las cuentas por pagar son una cuenta dentro del libro mayor que refleja la obligación de una empresa de pagar la deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores.
  • Las cuentas por pagar se refieren a los pasivos que aún no se han pagado y a los costos u obligaciones que ya se han pagado en un intento de generar ingresos.
  • Las cuentas por pagar son una métrica crítica para analizar cuándo se debe considerar una empresa para una posible actividad de fusión o adquisición.

Cuenta de responsabilidad frente a cuenta de gastos

La mejor manera de distinguir entre pasivos y gastos es analizando las acciones pasadas frente a las acciones futuras. Los pasivos aún no pendientes son obligaciones en las que ya se ha incurrido en un intento de generar ingresos.

Los pasivos se muestran en el balance de una empresa, que muestra una visión clara y fácil de entender de la situación financiera de una empresa durante un período de tiempo determinado. Los pasivos se registran tradicionalmente en el sub-libro mayor de “cuentas por pagar” cuando se confirma el pago de una factura. Una “declaración” simplemente significa que se aprueba el pago de una factura y se ingresa en el libro mayor como un pasivo pendiente, donde la transacción de pago aún está en curso. Estas cuentas por pagar se denominan a menudo «cuentas por pagar comerciales».

Las cuentas de pasivo incluyen los intereses adeudados por préstamos de los acreedores, conocidos como «intereses a pagar», así como las obligaciones fiscales acumuladas por una empresa, conocidas como «impuestos a pagar».

Las deudas contraídas con los acreedores generalmente deben pagarse en un período corto de tiempo, alrededor de 30 días o menos. Más importante aún, estos pagos no implican un pagaré. Por ejemplo, las obligaciones hipotecarias no se agruparían con las cuentas por pagar porque en realidad llevan un pagaré. Por esta razón, las obligaciones hipotecarias se incluyen en los “documentos por pagar”, que se clasifican como una categoría separada de gastos.

Los “gastos” se muestran en el estado de resultados de una empresa, que brinda detalles de ingresos y gastos, para presentar los ingresos netos durante un período específico. Un ejemplo de una transacción de costos es cualquier costo incurrido mientras un proveedor está tratando de generar ingresos en un viaje de networking. Estos costos pueden incluir alojamiento, cenas para clientes, alquiler de automóviles, gasolina, suministros de oficina y materiales multimedia utilizados para las presentaciones.

Medidas de seguimiento logístico

No es sorprendente que el seguimiento de las cuentas por pagar sea una tarea compleja y abrumadora. Por esta razón, las empresas suelen emplear contables y contables que utilizan con frecuencia software de contabilidad de alto nivel para controlar las facturas y los flujos de efectivo salientes.

Estas responsabilidades de seguimiento se vuelven exponencialmente más complejas con las grandes empresas con múltiples líneas de negocio y con los grandes fabricantes de productos que producen muchas unidades de mantenimiento de existencias (SKU). Para tales entidades, el personal de contabilidad confía cada vez más en soluciones de cuentas por pagar automatizadas especializadas, a menudo denominadas «ePayables», para simplificar los procesos mediante la coordinación de los elementos en papel y manuales de las facturas de una organización.