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Finanzas personales/ Credit Cards

Tarjeta de crédito corporativa

¿Qué es una tarjeta de crédito corporativa?

Las tarjetas de crédito corporativas son tarjetas de crédito emitidas a empleados de empresas establecidas que les permiten reducir sus gastos comerciales autorizados, como estadías en hoteles y boletos de avión, sin usar su propia tarjeta o efectivo. Estas tarjetas, también conocidas como tarjetas de crédito comerciales, pueden facilitar a los empleados (y empleadores) la gestión de los gastos, y muchas ofrecen ventajas como millas de vuelo frecuentes y acceso a las salas VIP de los aeropuertos.

Cómo funciona una tarjeta de crédito corporativa

Las tarjetas de crédito corporativas están diseñadas para satisfacer las necesidades de empresas establecidas, generalmente aquellas con al menos $ 4 millones en ingresos anuales, más de 15 usuarios de tarjetas y cargos proyectados de $ 250,000 o más cada año. Si bien la mayoría de las empresas, incluyendo propiedad exclusiva y administradores de bases de datos, pudiendo obtener una tarjeta de crédito para pequeñas empresas, las tarjetas corporativas (como su nombre lo indica) están reservadas para corporaciones. Eso significa la empresa estar estructurado y registrado como una corporación S o C. Ser elegible.

Los principales emisores de tarjetas de crédito, como American Express, Capital One, Citibank, Chase y Wells Fargo, ofrecen tarjetas de crédito corporativas. Las tarjetas se emiten en función de la salud financiera de la empresa, no de las finanzas personales de los propietarios. Los emisores de tarjetas, por ejemplo, pueden requerir que la empresa tenga un financiamiento sólido, así como una buena liquidez y flujo de efectivo.

Los emisores de tarjetas de crédito corporativas generalmente desean ver los estados financieros recientemente auditados de una empresa, detalles de la estructura y organización de la empresa, información fiscal (incluido el número de identificación fiscal federal) e información de contacto de un funcionario de una empresa autorizado para realizar negocios en nombre de la empresa, como propietario, presidente o tesorero.

Conclusiones clave

  • Las tarjetas de crédito corporativas facilitan a los empleadores y empleados la gestión de los gastos.
  • Las tarjetas corporativas se emiten para grandes empresas establecidas y son diferentes de las tarjetas de presentación disponibles para propietarios individuales y administradores de bases de datos.
  • Los empleados deben conocer y seguir las políticas corporativas de tarjetas de crédito de su empresa antes de que se apliquen cargos.
  • Dependiendo de la tarjeta, un empleado o empleador será responsable de pagar la factura de la tarjeta de crédito.

Un empleador puede proporcionar a ciertos empleados una tarjeta corporativa para que puedan pagar los gastos comerciales aprobados, como hoteles, comidas, alquiler de autos y vuelos, y acceder al efectivo en los cajeros automáticos, todo sin sus propios fondos o anticipos. La tarjeta llevará el nombre de la empresa, así como el nombre del empleado como titular de la tarjeta designado. La firma del empleado va en el reverso de la tarjeta, tal como lo haría en una tarjeta de crédito personal.

Tipos de tarjetas de crédito corporativas

Dependiendo del tipo de tarjeta de crédito corporativa, el empleado o empleador será responsable de pagar la factura de la tarjeta de crédito. Con una sola tarjeta de responsabilidad, el empleado es responsable de pagar al emisor de la tarjeta de crédito directamente cualquier cargo, además de presentar un informe de gastos y obtener un reembolso del empleador. El emisor de la tarjeta de crédito verifica el crédito del empleado antes de emitir una tarjeta, pero es una «extracción suave» que no afectará su puntaje crediticio.

Si se trata de una tarjeta de responsabilidad corporativa, el empleador paga la factura por los cargos aprobados (aunque el empleado puede estar en la ventanilla para pagarle al emisor directamente los gastos no autorizados o personales). Debido a que la empresa es responsable de pagar la factura, el emisor de la tarjeta de crédito normalmente no verificará el crédito del empleado, pero esa persona probablemente será responsable de presentar informes de gastos regulares para que la empresa pueda hacer los extractos de la tarjeta todos los meses.

Antes de que un empleado utilice una tarjeta de crédito corporativa, debe averiguar quién es responsable de pagar la factura cada mes. Si son responsables, deben establecer un sistema para garantizar que los pagos se realicen a tiempo y que tengan los fondos disponibles para cubrir el saldo.

Beneficios de una tarjeta de crédito corporativa

Un beneficio clave de una tarjeta de crédito corporativa es que facilita la gestión de los gastos, tanto para los empleados como para los empleadores. Desde una perspectiva comercial, una tarjeta corporativa permite a los empleadores establecer límites sobre lo que los tarjetahabientes pueden gastar por transacción, por categoría de gasto o en total. La empresa también puede controlar dónde se puede usar una tarjeta, limitando las compras a traders, tipos de traders y ubicaciones específicos.

Desde la perspectiva de un empleado, una tarjeta de responsabilidad corporativa puede ser un alivio financiero, ya que elimina la necesidad de pagar por adelantado los gastos relacionados con el negocio y luego esperar los reembolsos. Otra ventaja es que algunas tarjetas de crédito corporativas ofrecen informes de gastos electrónicos que proporcionan automáticamente información de compra para los informes de gastos de la empresa, una función que facilita (es decir, menos difícil) enviar informes precisos y oportunos.

Otra cosa importante es que los titulares de tarjetas, dependiendo del empleador, pueden quedarse con las recompensas que ganen al usar una tarjeta de crédito corporativa. Podrían, por ejemplo, ganar y canjear de un programa de vuelos frecuentes o un programa de huéspedes frecuentes de hotel. Por supuesto, el empleador puede decidir retener las recompensas para compensar los gastos corporativos anuales u ofrecer incentivos a los empleados de alto rendimiento. Aún así, muchas empresas más grandes ofrecen a los empleados la oportunidad de aprovechar los beneficios de los programas de recompensas, ya que pueden mejorar la moral de los empleados.

Además de los programas de recompensas, muchas tarjetas de crédito corporativas ofrecen beneficios que los viajeros a menudo aprecian, como el acceso a las salas VIP del aeropuerto (una gran ventaja si un viajero tiene una licencia prolongada), servicios de asistencia en viajes y de emergencia, reemplazo de la tarjeta de emergencia y desembolsos en efectivo. y exenciones de daños por colisión de vehículos de alquiler. Lea la letra pequeña del contrato de la tarjeta de crédito para asegurarse de que comprende cómo funcionan estos beneficios. Para activar la cobertura de automóvil mientras alquila un automóvil, por ejemplo, probablemente deba completar toda la transacción con la tarjeta de crédito cubierta y renunciar a la exención de responsabilidad por daños por colisión de la empresa de alquiler. En caso de duda, llame al número que figura en el reverso de la tarjeta.

Políticas de la empresa para tarjetas de crédito corporativas

Los empleados deben conocer las políticas de tarjetas corporativas de su empresa desde el principio, para evitar errores que podrían conducir a pesadillas contables, o algo peor. Los titulares de tarjetas deben conocer los requisitos generales de gastos e informes de su empresa y averiguar si tienen límites de gasto que se apliquen a determinadas categorías. También es importante conocer las reglas específicas de un departamento o trabajo. Es probable que los ejecutivos de la empresa tengan diferentes perfiles de gasto, por ejemplo, en lugar de, digamos, mandos intermedios.

Una vez que el titular de la tarjeta conoce las políticas de su empresa, debe adherirse a ellas. Si usan su tarjeta para comprar algo que no es un gasto comercial aprobado, puede hacer que se vean mal a los ojos de su empleador, incluso si es un error honesto. Otra cosa, muchas empresas grandes tienen un administrador de tarjetas de viajes y entretenimiento entre los miembros del personal que puede explorar los costos de los empleados en cualquier momento. Es importante que los titulares de tarjetas utilicen el sentido común para determinar si un cargo que están a punto de realizar está 100% relacionado con el trabajo. De lo contrario, deben ponerlo en su tarjeta personal y resolverlo más tarde si sienten que tienen derecho a un reembolso total o parcial.

Para evitar pesadillas contables, o peor aún, no incluya los gastos personales con los gastos comerciales.

Antes de activar una tarjeta de crédito corporativa, un empleador puede ofrecer sesiones de capacitación sobre tarjetas de crédito corporativas en persona o en línea diseñadas para ayudar a los empleados a conocer las políticas. Además, un empleador puede publicar y actualizar políticas en su sitio de Intranet. Siempre es una buena idea mantenerse informado, seguir las reglas y evitar cualquier cosa que pueda dar lugar a trámites adicionales o interpretarse como fraude. Los titulares de tarjetas que tengan preguntas sobre las políticas de su empleador deben comunicarse con la persona (o departamento) que administra el programa.

Consideraciones especiales para tarjetas de crédito corporativas

Además de comprender y seguir las políticas de la compañía sobre límites de gastos, los tipos de gastos permitidos y cómo se manejan los informes de costos, es importante que los empleados sepan si ellos, y no su empleador, son responsables de pagar la factura de la tarjeta de crédito, el puntaje de crédito. pueden caer si se atrasan en los pagos. AmEx, por ejemplo, reporta cuentas a una agencia de crédito si la cuenta pasa a ser 180 días después del vencimiento. Es una buena idea configurar una alerta por correo electrónico como recordatorio de cuándo vencen estos pagos.

Como cualquier tarjeta de crédito, los empleados deben tratar su tarjeta de crédito corporativa con cuidado y guardarla en un lugar seguro para evitar robos o pérdidas. Si una tarjeta se pierde o es robada, se debe informar lo antes posible para que la tarjeta pueda cancelarse y reemplazarse.