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¿Qué es una transacción?

Una transacción es un acuerdo completo entre un comprador y un vendedor para el intercambio de bienes, servicios o activos financieros. Pero para la contabilidad empresarial, esta simple definición puede resultar complicada. Una transacción se registrará tarde o temprano dependiendo de si la empresa utiliza la contabilidad de acumulación (o devengo) en lugar de la contabilidad de caja.

  • El método contable de devengo requiere que una transacción se registre cuando se produce, independientemente de cuándo se reciba el dinero o cuándo se paguen los costos.
  • El método de contabilidad de caja solo registra una transacción cuando se recibe el dinero o se pagan los gastos. Esto puede requerir una carta de intención o un memorando de entendimiento.

Las empresas con ingresos brutos superiores a $ 1 millón al año utilizan la contabilidad de acumulación, mientras que la mayoría de las pequeñas empresas utilizan el método de contabilidad en efectivo.

Entender la transacción

Una transacción de venta entre un comprador y un vendedor es relativamente simple. La persona A le paga a la persona B a cambio de un producto o servicio. Una vez que estén de acuerdo con los términos, la transacción estará completa.

Las transacciones pueden ser más complejas en el mundo de la contabilidad, ya que las empresas de hoy pueden tomar medidas que no se liquidarán hasta una fecha futura. O pueden tener ingresos o gastos que se conocen pero que aún no se deben pagar. Las transacciones de terceros también pueden complicar el proceso.

El hecho de que una empresa registre transacciones de ingresos y gastos utilizando el método de contabilidad de acumulación o el método de contabilidad de caja afecta los informes financieros y fiscales de la empresa.

Conclusiones clave

  • La contabilidad acumulada reconoce una transacción inmediatamente después de su finalización, independientemente de cuándo se reciba o pague el pago.
  • La contabilidad de caja solo registra una transacción cuando se recibe o se paga efectivo.
  • La mayoría de las pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja y las empresas con ingresos brutos superiores a $ 1 millón al año utilizan la contabilidad de acumulación.

Uso de la contabilidad de valores devengados

Cuando se utiliza la contabilidad de acumulación (o devengo), una empresa registra los ingresos mientras completa un servicio o entrega bienes. Si se requiere inventario al contabilizar los ingresos de la empresa, y la empresa tiene ingresos brutos superiores a $ 1 millón por año, la empresa normalmente utiliza el método de acumulación para contabilizar las ventas y compras.

Ejemplos de contabilidad de valores devengados

Por ejemplo, una empresa que vende bienes a un cliente a crédito de almacén en octubre registra inmediatamente la transacción como un artículo en cuentas por cobrar. Incluso si el cliente no realiza un pago en efectivo de la mercancía hasta diciembre o paga en cuotas, la transacción se registra como ingresos de octubre.

Si un cliente compra algo a crédito, se registrará inmediatamente como una transacción si se utiliza el método de contabilidad de acumulación.

Lo mismo ocurre con los bienes o servicios que compra la empresa. Los gastos comerciales se registran cuando se reciben los productos o servicios. Los suministros comprados a crédito en abril se registran como gastos de abril, incluso si la empresa no realiza un pago en efectivo por los suministros hasta mayo.

Uso de la contabilidad de caja

La mayoría de las pequeñas empresas, especialmente las empresas unipersonales y las sociedades, utilizan el método de contabilidad de caja. Los ingresos se registran cuando los clientes reciben pagos en efectivo, cheques o tarjetas de crédito.

Ejemplos de contabilidad de caja

Por ejemplo, una empresa vende $ 10,000 en dispositivos a un cliente en marzo. El cliente paga la factura en abril. La empresa solo reconoce la venta después de recibir el efectivo en abril.

Mientras tanto, los costos solo se registran cuando se realiza el pago. Por ejemplo, una empresa puede comprar $ 500 en suministros de oficina en mayo y pagarlos en junio. La empresa reconoce la compra cuando paga la factura en junio.

Por razones fiscales, la base contable en efectivo solo está disponible si una empresa tiene menos de $ 1 millón en ventas cada año. La base de efectivo es más fácil que la base devengada para registrar transacciones porque no se requieren transacciones contables complejas, tales como acumulaciones y aplazamientos. La desventaja es que las ganancias del negocio pueden fluctuar enormemente de un mes a otro, al menos en el papel.