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¿Qué es un vale?

Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para permitir un pago de responsabilidad. Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de una cuenta a pagar. Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.

El comprobante es importante ya que es un mecanismo de control contable interno que garantiza que todos los pagos estén debidamente autorizados y que los bienes o servicios adquiridos se reciban realmente.

Conclusiones clave

  • Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de pagos de una cuenta de empresa que contiene los documentos justificativos de la factura.
  • Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo de las cuentas por pagar, que son facturas que las empresas deben a los vendedores y proveedores.
  • Un comprobante puede incluir la factura del proveedor, el monto adeudado, la fecha de vencimiento, las cuentas del libro mayor y los recibos de envío.
  • Todos los montos de los comprobantes pendientes adeudados son iguales y una suma global se registra como cuentas por pagar en el balance general.

Cómo funcionan los vales

Las empresas tienen varias obligaciones financieras a corto plazo con los proveedores y vendedores durante un período contable. Una empresa puede tener que comprar inventario o materias primas de los proveedores que se utilizan en la producción de los bienes de la empresa. Básicamente, los proveedores otorgan a la empresa una extensión de crédito que permite realizar el pago en un futuro cercano a los 30, 60 o 90 días.

Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago a un proveedor o vendedor por un pago pendiente. El comprobante y los documentos requeridos se registran en el registro de comprobantes. Algunos de los documentos de respaldo en un cupón incluyen:

  • Factura del proveedor
  • Nombre del vendedor o proveedor a pagar
  • Condiciones de pago como monto adeudado, fecha de vencimiento y cualquier descuento otorgado por el proveedor por pago anticipado de la factura
  • La orden de compra de la empresa
  • Acuse de recibo que demuestre que la empresa ha recibido bienes del proveedor
  • Las cuentas del libro mayor que se utilizarán con fines contables.
  • Firmado por representantes autorizados por la empresa en relación con la compra y el pago.
  • Comprobante de pago y fecha tan pronto como se haya pagado la factura al proveedor

El monto total de todos los comprobantes por los que se adeudan saldos pendientes se registra como cuentas por pagar en el balance general. Una vez que se ha pagado el bono, el comprobante de pago se incluye en el bono y se registra como un bono de pago.

¿Qué tan útiles son los cupones?

Los comprobantes de la empresa son una fuente importante de evidencia cuando se auditan. Un auditor aplica un conjunto de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de incorrección material. Los comprobantes documentan la recepción real de los bienes adquiridos, lo que respalda la seguridad del auditor de que los bienes y servicios contabilizados con los estados financieros realmente existen. Los comprobantes justifican los pagos en efectivo de la empresa a los vendedores y documentan las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción.

El uso de un sistema de cupones reduce el riesgo de que los empleados se unan para robar activos de la empresa. Las empresas de segmentación emplean deberes para prevenir el robo de empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que se realizan múltiples tareas y crea un rastro de papel para que un auditor pueda confirmar que las tareas se han segregado correctamente.

Ejemplo de un vale

Un restaurante local pide carne y pescado cada pocos días a sus vendedores. El gerente del restaurante llena una orden de compra de 30 libras de carne y el propietario inicia la orden de compra para aprobar el envío. Una vez recibido el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío sea compatible con lo que se ordenó. El restaurante completa un recibo para documentar el proceso y el recibo se compara con la factura del proveedor.

El comprobante, que es una portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo y la factura. El monto de la compra se agrega y se registra en cuentas por pagar en el balance general hasta que se paga. El propietario revisa toda la información del vale antes de firmar un cheque.

El comprobante incluye las cuentas del libro mayor que se utilizan para registrar la transacción. El restaurante puede, por ejemplo, dañar la cuenta de inventario de carne y dar crédito a la cuenta de efectivo para registrar el pago. Se recibe el pago y se registra la fecha para mostrar el pago del bono. Las cuentas por pagar mostrarán el saldo más bajo adeudado en el pago de la factura, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.